Bien gérer votre cabinet médical pendant les fêtes de fin d’année

Idéalement, un cabinet médical devrait être disponible 24h/24 et 7j/7 pour ses patients. Mais bien souvent, ce n’est tout simplement pas possible. Notamment pendant les fêtes de fin d’année, vous pouvez quand même offrir un bon service à vos patients, malgré vos congés. Voici comment !

Gérez ingénieusement les plannings des employés

Tout d’abord, si vous avez plusieurs employés dans votre cabinet médical, vous avez intérêt à gérer leurs congés ingénieusement. L’idée est d’offrir une disponibilité optimale à vos patients. Après tout, les problèmes de santé peuvent survenir à tout moment…

Concernant votre personnel administratif, accordez des congés en décalé. De cette façon, il y aura toujours une assistante médicale dans votre cabinet, pendant les fêtes de fin d’année. Elle pourra accueillir vos patients, gérer votre courrier, répondre au téléphone, etc.

De même, si votre cabinet comporte plusieurs médecins exerçant la même discipline, il est préférable de prévoir des congés alternés. Ainsi, les patients pourront consulter un autre docteur en l’absence de leur praticien habituel. Cette option est moins perturbante et plus confortable que l’obligation d’aller dans un autre cabinet.

Coordonnez-vous avec un confrère

Ensuite, si votre cabinet n’est pas en mesure de fournir un service continu, proposez quand même une alternative aux patients. Pour cela, coordonnez-vous avec un confrère d’un autre cabinet : il recevra vos patients durant vos congés, et vice versa.

Et dans le cas où cette option n’est pas envisageable non plus, proposez au moins les coordonnées du médecin de garde, des urgences, de SOS Médecins, etc. Autant que possible, vous devez accompagner vos patients pour les rassurer et leur offrir le meilleur service qui soit.

Préparez votre standard téléphonique pour vos congés

Par ailleurs, vos patients sont susceptibles de vous appeler à tout moment. Y compris pendant les vacances de votre cabinet médical. Il est donc important de bien préparer votre standard téléphonique, pour ne pas laisser vos patients sans solution. L’objectif est de les diriger vers un confrère disponible, ou éventuellement vers un service de garde.

Pour cela, vous avez deux possibilités :

Programmez un répondeur automatique

Enregistrez un message précisant vos dates d’absence et les coordonnées d’un autre médecin. Votre appelant pourra alors décider de contacter un confrère ou d’attendre votre retour pour une consultation.

Activez le service de télésecrétariat de www.bureau24.fr

Une secrétaire externalisée va gérer les appels de vos patients pendant les vacances de votre assistante médicale et durant vos propres congés. Offrant un contact plus chaleureux et agréable qu’un simple répondeur, elle pourra identifier le besoin et l’urgence de la demande.

Sur cette base, elle conseillera à votre patient de contacter un confrère ou fixera un rendez-vous dans votre agenda électronique, après votre retour. Il vous suffit de communiquer des instructions claires à votre secrétaire bureau24 et elle accueillera vos appelants comme vous le souhaitez.

Annoncez vos congés de fin d’année

Enfin, pensez à annoncer les dates de fermeture du cabinet à votre patientèle. Voici quelques idées pour le faire de manière professionnelle, mais chaleureuse :

• Envoyez des cartes de vœux à vos patients, en précisant les dates des congés.
• Collez une jolie affiche dans votre salle d’attente.
• Déposez des cartes avec les contacts en cas d’urgence, sur le comptoir d’accueil du cabinet.
• Quelques semaines avant vos congés, annoncez les dates sur votre répondeur téléphonique.
• Bien sûr, mentionnez les dates de fermeture pendant vos discussions avec vos patients.

En suivant ces conseils, vos congés de fin d’année ne perturberont pas trop vos patients !