Quand activer un service de secrétariat virtuel ?

Quand vous ne pouvez ou voulez pas répondre à vos appels professionnels, il existe une solution. Le secrétariat à distance va vous décharger !Répondre au téléphone est une réelle interruption dans votre concentration. C’est pourquoi vous ne voulez pas forcément que des appels vous dérangent lorsque vous travaillez. De même, il arrive aussi que vous soyez carrément indisponible pour répondre au téléphone. Dans ce cas, quelle est la meilleure solution ? Transférer la ligne à collègue – qui aura sûrement les mêmes freins que vous ? Recruter une secrétaire pour gérer votre standard – avec tous les coûts que cela implique ?Si vous souhaitez garder un maximum de flexibilité dans votre gestion téléphonique, la solution idéale est la télésecrétaire. Voici quand vous pouvez – et devriez – activer un service de secrétariat virtuel :

En dehors des horaires de bureau

Une excellente disponibilité est un bon moyen de vous démarquer de vos concurrents. Les autres entreprises de votre secteur ne sont disponibles par téléphone que de 9 à 17 heures ? Faites encore mieux en proposant une permanence téléphonique 24 heures sur 24 (et même 7 jours sur 7). Ainsi, vos clients, prospects, partenaires d’affaires et autres contacts professionnels pourront vous joindre à tout moment.

Et si la permanence téléphonique vous semble excessive, vous pouvez réduire les plages horaires. Dans l’ensemble, assurez-vous d’être joignable lorsque votre public est susceptible de vous appeler. Typiquement, les gens vont plus facilement vous téléphoner avant et après les heures de bureau. Par exemple, un standard opérationnel entre 6 et 21 heures sera très apprécié.

Pendant une réunion ou un rendez-vous

Ensuite, il arrive que vous ne soyez pas disponible temporairement pendant une journée de travail. Il est possible que vous acceptiez tous les appels en temps normal, sauf durant vos réunions ou vos rendez-vous professionnels.
Dans ce cas, vous pouvez facilement activer un service de secrétariat virtuel pour une durée limitée. Une télésecrétaire prendra alors vos appels le temps de votre indisponibilité. Elle peut durer 30 minutes, 1 heure ou plus. Ce service est totalement flexible ! Et lorsque vous serez à nouveau joignable, il suffira de désactiver le service et de consulter les messages que l’opératrice aura pris pour vous.

En vacances ou en congé

De même, si vous vous absentez pour une durée plus longue, une secrétaire virtuelle pourra être utile. Elle fera en sorte que votre standard téléphonique reste joignable, informera vos appelants et notera leurs messages. A votre retour, vous accèderez ainsi à toutes les informations que vous aurez manquées en votre absence.

Activer un secrétariat virtuel pendant des congés ou des vacances permet d’assurer une certaine continuité de service. C’est positif pour votre public qui se sent correctement pris en charge. Et c’est très bénéfique pour vous qui pouvez profiter pleinement de vos vacances. Ne pensant pas aux éventuels appels que vous pourriez manquer, votre esprit peut vraiment se déconnecter.

En cas d’absence imprévue

En outre, toutes les absences au travail ne sont pas toujours prévisibles. Il peut en effet arriver que vous deviez vous absenter pour une raison inattendue. Rendez-vous imprévu, urgence à régler en interne, maladie ou encore problème personnel… Ce type d’absence imprévue peut survenir à tout moment.

Ici encore, vous pouvez activer le service de télésecrétariat dès que vous n’êtes plus en mesure de gérer vos appels. La transition sera transparente pour vos appelants, qui ne s’apercevront pas de votre absence. De cette façon, vous pourrez vous absenter sans inquiétude.

Besoin de se concentrer sur une tâche

Enfin, il est tout simplement possible que vous n’ayez pas le temps ou l’envie de gérer le téléphone. Typiquement, si vous devez travailler sur une tâche complexe, qui demande beaucoup de concentration et/ou vous impose un délai très serré. Dans ces situations, vous ne voulez surtout pas que les appels vous interrompent. Au contraire, vous devez vous immerger dans votre activité, sans aucune perturbation extérieure.

Avant même de commencer cette tâche spéciale, activez donc un service de secrétariat à distance. Et si vous souhaitez néanmoins recevoir certains appels spécifiques, mentionnez-le simplement à la télésecrétaire. Elle filtrera alors les appels selon vos instructions.

Un service de télésecrétariat comme celui de bureau 24 peut vous être très utile au travail. Alors n’hésitez pas à l’activer dès que nécessaire.