4 astuces pour gérer les absences du personnel dans une petite structure

Dans une petite entreprise, chaque employé a un rôle crucial. Souvent multi casquettes, les collaborateurs assument des tâches variées, que leurs collègues ne peuvent pas forcément assumer en leur absence. Dès lors, la moindre absence peut s’avérer difficile à gérer, voire carrément problématique pour toute l’organisation. La grande question est donc : comment gérer les absences du personnel dans une petite structure ? Ces 4 astuces devraient vous aider !

1.   Planifiez les congés

D’abord, il est essentiel de planifier les congés de tous les collaborateurs. Certes, une PME est généralement assez flexible, mais en matière de congés il faut garder une certaine rigueur. Contrairement à une grosse société qui dispose de plusieurs employés par équipe et peut donc organiser des roulements assez facilement, une petite structure doit pouvoir compter sur chacun. Il en va de sa survie !

D’où l’importance de bien coordonner les congés du personnel. Demandez donc à vos employés de poser leurs congés suffisamment en avance et assurez-vous que les vacances ne se chevauchent pas trop. Vous pouvez même les inviter à se coordonner entre eux pour répartir leurs congés.

Grâce à cette planification, vous pourrez mieux anticiper les absences et adapter votre organisation en conséquence. De cette façon, votre activité ne devrait pas trop en souffrir !

2.   Fonctionnez par binômes

Ensuite, vous avez tout intérêt à encourager le fonctionnement par binômes. En effet, cette organisation évite les situations où un seul collaborateur est capable d’effectuer une tâche donnée. En incitant les employés à travailler ensemble sur les mêmes missions, vous favorisez le transfert des compétences et connaissances. Vous vous assurez aussi que plusieurs personnes connaissent et maîtrisent chaque projet.

Ainsi, si un collaborateur est absent, son binôme peut prendre le relai ! Un autre avantage est que vous renforcerez la cohésion au sein de votre personnel.

3.   Communiquez efficacement

Puis, toujours dans une optique de collaboration, vous devez aussi entretenir une excellente communication dans votre petite structure. Cela vous aidera à gérer absences du personnel de différentes façons :

• Les employés seront informés des absences de leurs collègues, ce qui évitera les mauvaises surprises.
• Tous auront une bonne visibilité sur les missions de chacun et sur les projets en cours.
• La reprise de certaines tâches en cas d’absence sera facilitée.
• Des idées pourront émerger pour mieux faire face aux absences.

4.   Profitez de ressources ponctuelles

Enfin, lorsque des collaborateurs clés sont absents pendant une durée assez longue, vous pouvez aussi recourir à des ressources ponctuelles. À ce niveau, plusieurs options s’offrent à vous.

D’une part, il est assez facile d’embaucher des stagiaires, des CDD ou des intérimaires pour une période plus ou moins longue. Selon vos moyens et vos besoins, publiez une offre d’emploi / de stage et contactez éventuellement les agences de recrutement et les écoles.

D’autre part, si les missions à effectuer s’y prêtent, vous pouvez tenter l’externalisation. Par exemple, si votre assistante administrative s’absente, profitez des services d’une secrétaire à distance qualifiée. Elle s’occupera de votre standard téléphonique, prendra vos messages, gèrera votre agenda, informera vos appelants, etc. Très flexible et abordable, cette option vous offre de nombreux avantages, détaillés dans cet autre article.

Conclusion

Malgré sa petite taille, votre PME ne doit pas nécessairement souffrir des absences de votre personnel. Appliquez ces 4 astuces et vous ferez face plus facilement !

 

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