6 astuces pour une réunion virtuelle réussie

Les réunions professionnelles peuvent occuper une grande partie de la journée. D’où l’importance de les optimiser. À l’heure où les réunions en visioconférence sont majoritaires, l’enjeu est encore plus important. Il s’agit d’utiliser efficacement le temps de chaque participant, tout en tirant le meilleur de ces échanges. Voici donc 6 astuces pour une réunion virtuelle réussie :

1.    Préparez bien votre réunion virtuelle

C’est la clé d’une réunion virtuelle efficace. Ces idées vous aideront à bien la préparer :

• Calendrier groupé

Envoyez une invitation aux membres bien avant la réunion, et veillez à ce que chacun confirme sa présence ou non. Cela leur permettra d’organiser leur semaine en conséquence.

• Notifications

Lorsque vous travaillez à distance, vous êtes souvent déconnecté de votre équipe. Un système de notification intelligent peut alors s’avérer utile.

Une notification envoyée au moins 15 minutes avant la réunion avertit les participants, et réduit les risques d’oubli ou de retard.

• Outil adapté à vos besoins

Ensuite, il vous faut un outil de qualité pour votre réunion virtuelle. Vous éviterez ainsi les problèmes de communication dus à une mauvaise connexion ou à un dysfonctionnement de l’équipement.

Il existe une multitude d’outils de vidéoconférence : Zoom, Slack, WebEx, Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts ou encore GoToMeeting. Choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins.

• Ordre du jour

Enfin, comme pour une réunion en présentiel, structurez clairement votre vidéoconférence. Ainsi, chacun saura exactement quel sujet sera abordé et à quel moment.

Pour des réunions récurrentes, prévoyez une structure cohérente qui vous respecterez à chaque fois. Et pour un meeting unique, envoyez l’ordre du jour en avance à tous les participants.

2.    Concentrez-vous sur l’essentiel

Deuxièmement, chaque réunion virtuelle doit avoir un objectif clair. À distance, les digressions sont encore plus tentantes : distractions, recherches improvisées sur internet, sujet annexe que vous avez l’occasion d’aborder de vive voix, etc.

Pour assurer une réunion virtuelle productive, ne vous laissez pas détourner de l’ordre du jour. Et si vous devez discuter d’un autre sujet, prévoyez une réunion séparée avec les intéressés.

Dans la même idée, interdisez le multitâche pendant les réunions virtuelles. Tous les membres doivent être concentrés pour plus d’efficacité.

Et pour éviter les interruptions, vous pouvez aussi confier la gestion de vos appels téléphoniques à une secrétaire virtuelle de bureau24. Elle vous transmettra les messages de vos appelants après votre réunion.

3.    Adoptez une politique de vidéoconférence obligatoire

Troisièmement, vous pourriez aussi mettre en place une politique de réunion virtuelle obligatoire. C’est ce que de nombreuses entreprises font, pour plusieurs raisons :

• La communication est plus efficace lorsque les personnes peuvent se voir. Le non verbal est très important pour mieux communiquer, en limitant les malentendus. La visioconférence permet alors aux collaborateurs de voir leurs collègues, sans se contenter de discussions par écrit ou par téléphone.
• Des réunions régulières entretiennent les liens entre les membres de l’équipe. Et la possibilité de se voir, même à distance, renforce la cohésion. Cette pratique peut également aider à atteindre voire surpasser les objectifs.
• Grâce à une réunion en visio, les employés en télétravail font un effort pour être présentables. C’est une bonne façon de les motiver, de les dynamiser et de stimuler leur productivité et leur engagement professionnel malgré la distance.

4.    Partagez le micro

Lors d’une vidéoconférence, il doit toujours y avoir un coordinateur/animateur. Mais tous les participants doivent aussi avoir la possibilité de donner leur avis.

Ne laissez pas les personnes les plus extraverties monopoliser les discussions. Accordez également un temps de parole aux membres plus calmes. Ils pourraient avoir la solution au problème que votre équipe tente de résoudre depuis des semaines !

5.    Organisez une réunion courte et agréable

Veillez également à ce que vos réunions virtuelles soient assez courtes, afin que chaque participant reste concentré du début à la fin et utilise son temps de manière optimale. Les longs meetings sont ennuyeux et inutilement chronophages. À l’inverse, une réunion courte et agréable va augmenter la productivité et la motivation.

En pratique, 15 à 45 minutes seront parfaites. Et si vous manquez de temps pour traiter tous les points de discussion, mieux vaut améliorer votre préparation ou prévoir une autre réunion.

6.    Clarifiez les prochaines étapes

Enfin, il faut mettre toutes les décisions et les points d’action par écrit, avec les délais et la répartition des tâches entre les membres de l’équipe. À la fin de la réunion virtuelle, réservez toujours 5 à 10 minutes pour cette conclusion. Puis planifiez une éventuelle réunion de suivi.

Appliquez tous ces principes, et votre prochaine visioconférence sera plus efficace que jamais.