4 conseils pour mieux gérer votre temps dès maintenant

Journées (sur)chargées, longues heures passées au bureau, échéances et horaires trop souvent imposés par d’autres… Beaucoup de personnes ont l’impression de ne pas vraiment maîtriser leur temps. C’est pourquoi nous avons dressé une liste de conseils pour vous aider à reprendre le contrôle de votre journée. Vous pouvez les mettre en pratique dès maintenant !

1. Faites une to-do list

La to-do list est l’outil de productivité personnelle le plus simple et le plus puissant dont nous disposons.

Tout d’abord, tenir à jour une liste des tâches à accomplir évite de vous fier uniquement à votre mémoire, qui est moins fiable que vous ne le pensez. En effet, selon le neuroscientifique Daniel Levitin, auteur du best-seller international The Organised Mind (L’Esprit organisé), la plupart des gens ne sont capables de se souvenir que de trois ou quatre tâches en même temps.

De plus, la to-do list offre un certain ordre et un espace physique à tout ce qui requiert votre attention. Elle vous aide ainsi à alléger votre charge mentale. De nombreuses études ont d’ailleurs montré que lorsqu’une personne a de nombreux engagements, planifier leur exécution diminue la charge cognitive et facilite la concentration.

Voici donc les règles à suivre pour établir une to-do list : chaque matin, rédigez une liste des tâches de la journée. Décomposez les projets plus longs et plus complexes en petites étapes, et attribuez à chacune un niveau de priorité ou un ordre d’exécution.

2. Évitez le multitasking

Rien ne semble plus productif que de faire deux choses à la fois, non ? On croit souvent qu’il est possible de répartir son attention entre plusieurs tâches en même temps. Mais en réalité, les recherches scientifiques montrent que l’esprit humain n’est pas capable d’être véritablement multitâche.

Lorsque vous faîtes deux choses en même temps, votre attention n’est pas répartie entre ces différentes activités. Au contraire, elle passe rapidement de l’une à l’autre en permanence, soumettant vos facultés cognitives à un surmenage inutile. Cela vous conduit alors à faire plus d’erreurs dans les deux activités, nuisant au passage à votre capacité de concentration et de résolution de problèmes.

Pour éviter le piège du multitasking, les neuroscientifiques suggèrent donc de vous habituer à faire une seule chose à la fois, en pratiquant consciemment le single-tasking. En d’autres termes, efforcez-vous de devenir monotâche.

3. Apprenez à dire « non » 

Ensuite, l’une des causes des journées (sur)chargées découle des exigences de l’entourage, qu’il s’agisse de collègues, de clients ou de proches. La plupart des gens ont beaucoup de mal à dire « non » à une demande directe, de peur de paraître égoïstes ou de ne pas répondre aux attentes des autres, notamment dans un contexte professionnel.

Pourtant, être capable de refuser une tâche ou une faveur en cas de nécessité est une compétence clé pour garder le contrôle de votre temps et ne pas menacer votre bien-être personnel. Accepter toutes les demandes n’augmente pas seulement le nombre de tâches à accomplir chaque jour et le temps à y consacrer. Cela accroît aussi votre niveau de stress, vous rendant potentiellement plus irritable, plus anxieux et moins productif. 

Face à des demandes qui dépassent vos compétences ou vous mettent mal à l’aise, habituez-vous à dire « non » de façon polie mais ferme. Évitez de donner une explication trop détaillée, qui pourrait ressembler à une excuse. Exprimez plutôt votre refus clairement, en proposant de préférence une solution alternative.

4. Luttez contre les voleurs de temps

Enfin, toute stratégie de gestion des tâches est vouée à l’échec si vous n’éliminez pas les distractions et les interruptions potentielles qui entravent votre planning de la journée.

La première étape consiste alors à limiter les sources de distraction les plus évidentes. Généralement, ce sont celles sur lesquelles vous avez un contrôle direct. D’abord, coupez la sonnerie et les notifications de votre smartphone et de vos applications de messagerie. Ensuite, évitez de consulter vos mails de manière compulsive lorsque vous travaillez ou pendant vos pauses.

Même si votre travail vous oblige à être disponible une grande partie de la journée, vous pouvez toujours atténuer l’impact des appels et des messages entrants en déléguant leur gestion à un service de secrétariat à distance. Ainsi, une équipe de secrétaires qualifiées recevra et filtrera vos appels à notre place, ne vous transmettant que ceux qui sont vraiment importants. De cette façon, vous pourrez travailler sans être dérangé ou profiter pleinement de vos moments de repos.

Un bon service de télésecrétariat peut également gérer les rendez-vous et les réservations en votre nom, vous laissant encore plus de temps à consacrer à votre travail ou à vous-même.