5 astuces pour prendre des notes efficacement en réunion

Lorsqu’on assiste à une réunion professionnelle, il est préférable de prendre des notes. En plus de garder une trace écrite des discussions et décisions, cela vous permet aussi de mieux assimiler et mémoriser ce qui a été dit. Que vous soyez en charge de rédiger le compte-rendu officiel ou non, suivez ces 5 astuces pour prendre des notes efficacement en réunion.

1.   Un support qui vous convient

D’abord, la première difficulté de la prise de notes en réunion est que les discussions peuvent aller assez vite. Plusieurs participants échangent, et ce à un rythme de parole normal. Personne ne réduit sa cadence pour que vous puissiez écrire tranquillement ce qui est dit.

De ce fait, vous devez choisir un support que vous maîtrisez bien pour prendre vos notes. Vous êtes plus à l’aise sur papier ? Optez pour un bloc-notes et un stylo. Vous préférez avoir un compte-rendu en format électronique ? Si vous êtes un pro du clavier, prenez vos notes sur votre PC ou votre tablette.

2.   Une bonne préparation

Ensuite, vous serez plus efficace dans votre prise de notes si vous êtes correctement préparé. Pour cela, suivez ces conseils avant que la réunion commence :

• Lisez l’ordre du jour et utilisez-le comme guide pour votre compte-rendu. Les sujets abordés suivront cette structure, ce qui vous fera donnera un fil rouge.
• Préparez le document, pour n’avoir qu’à le remplir avec vos notes. Listez les participants prévus (vous n’aurez qu’à cocher ceux qui sont effectivement présents), notez la date et l’objet de la réunion, et inscrivez éventuellement l’ordre du jour (qui constituera le sommaire de votre rapport).

3.   Être attentif

Troisièmement, vous devez évidemment être attentif durant les échanges. D’une part, vous devez bien écouter ce que dit chaque participant, en attendant qu’il ait terminé son intervention. N’essayez pas d’imaginer ce qu’il va dire, ni ce qu’il a voulu dire. Et ne vous laissez pas influencer par vos propres jugements. La prise de notes doit refléter fidèlement les propos de la réunion.

D’autre part, vous devez rester attentif jusqu’à la fin de la réunion. Sinon, vos notes seront lacunaires et votre compte-rendu aura peu de valeur. Si besoin, vous pouvez éventuellement enregistrer les discussions.

4.   Ne pas se laisser distraire

Et pour ne pas être interrompu pendant votre réunion, veillez à supprimer toutes les distractions potentielles. Notamment, si vous prenez vos notes sur PC ou tablette, n’ouvrez que votre logiciel de traitement de texte. Et surtout, fermez votre boîte mail !

Mettez aussi votre téléphone portable en mode silencieux. Pour ne manquer aucun appel, vous pouvez momentanément confier la gestion de vos appels entrants à une télésecrétaire. Flexible, sans engagement et économique, le service de télésecrétariat de bureau24.fr est une option intéressante. En fin de réunion, vous pourrez consulter les notifications de tous vos appels reçus, avec les coordonnées et les messages des interlocuteurs.

5.   Qualité vs quantité de notes

Enfin, sachez qu’il n’est pas nécessaire de tout rédiger, au contraire. Une prise de notes efficace privilégie la qualité plutôt que la quantité. Contrairement au sténodactylo qui retranscrit les propos mot pour mot, le preneur de notes va à l’essentiel.

Il s’agit de trier et de sélectionner les informations pertinentes, qui présentent une valeur-ajoutée pour le compte-rendu. Une capacité de synthèse est alors nécessaire. De même, comme précisé plus haut, vous devez aussi être attentif tout au long des discussions !

 

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