5 conseils pour réduire les frais de fonctionnement de votre société.

De nombreux défis auxquels le gérant d’une petite société ou un entrepreneur doit faire face, proviennent de contraintes de temps ou de budget. Même les meilleures idées peinent à voir le jour, à leur début, à cause de budgets serrés et de manque de temps. C’est pourquoi, nous avons rassemblé ici, les cinq moyens les plus faciles et les moins chers pour commencer à réduire vos coûts de fonctionnement (et utiliser de manière plus efficace votre temps !), que vous soyez gérant depuis des années d’une petite entreprise ou que vous vous lanciez dans l’entrepreneuriat.

1. La mini-externalisation

De nombreux services peuvent être externalisés à petite échelle (d’où la “mini-externalisation”) ou réalisés en-dehors de vos locaux à un prix beaucoup plus abordable. Freelancer.com est une place de marché d’externalisation où vous pouvez présenter votre projet et laisser des “travailleurs virtuels” faire une enchère sur le prix auquel ils vont exécuter la tâche. Tout, depuis le web design, jusqu’à la comptabilité, en passant par le webmarketing et la traduction peut être diffusé sur le site Freelancer.com et des travailleurs du monde entier vous offriront leurs services pour réaliser votre projet.

Si vous n’êtes pas à la recherche d’une collaboration ponctuelle, de nombreuses autres tâches peuvent être externalisées de façon régulière telles que la comptabilité ou la gestion des appels en-dehors des heures d’ouverture (une secrétaire à distance répond à vos appels entrants en fonction de vos instructions et vous envoie une notification instantanée).

2. Utiliser la technologie à votre avantage

Vous êtes probablement déjà familier avec les services bancaires en ligne et les options de paiement par prélèvement automatique.  Ce sont d’excellents moyens d’éviter les pénalités de retard et les oublis des délais de paiement. En plus de PayPal et de la banque en ligne, la technologie peut vous aider à économiser du temps et de l’argent de bien d’autres manières.

Il y a beaucoup de services de conférence téléphonique gratuits qui vous permettent d’effectuer et d’organiser vos conférences téléphoniques en ligne gratuitement ou à faible coût. Certains des meilleures fournisseurs sont: ÜberConference.com, FreeConferenceCall.com, Speek et Wiggio. Vous pouvez les comparer et choisir celui qui correspond à vos besoins grâce à cette présentation.

De plus, si vous souhaitez réduire vos frais de fonctionnement sans diminuer la qualité de vos services, vous pouvez utiliser un service de secrétariat à distance tel que celui offert par Bureau24.fr, qui comprend un numéro de téléphone VoIP (Voice-over Internet Protocol) avec le code régional de votre choix. En utilisant uniquement un téléphone mobile et un numéro de téléphone VoIP bureau24, vous pouvez considérablement réduire vos factures de téléphone et ainsi obtenir plus de flexibilité et de liberté lors de vos appels (par exemple déplacer votre bureau dans le jardin ou au parc lorsqu’il fait beau temps).

3. Adoptez l’Open Source

Un logiciel Open Source est absolument gratuit et le restera toujours. OpenOffice est un package bien connu, qui contient un logiciel de traitement de texte, des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul, etc, comparables à Microsoft Office.
Google Drive est un excellent outil pour sauvegarder vos fichiers gratuitement, y accéder à distance, ou même collaborer simultanément avec différentes personnes sur le même document (il vous faut néanmoins un compte Google pour cela). Plusieurs applications comme les rappels, un logiciel de retouche photo, des calendriers et d’autres outils de bureau sont également offerts par Google.

Vous pouvez remplacer Microsoft Outlook par Thunderbird Mail, remplacer votre hébergeur et votre concepteur de site internet par un blog WordPress gratuit (l’enregistrement d’un domaine .fr coûte seulement 15 € par an), remplacer votre logiciel de CRM et de Newsletter par un service gratuit tel que MailChimp.com (pour un maximum de 2 500 destinataires)… les possibilités sont presque infinies.

4. Sortez des sentiers battus

Un bon nombre de nouvelles entreprises ont vu le jour pour répondre à la demande créée par la nouvelle génération de travailleurs : les auto-entrepreneurs dont l’entreprise se développe, et les télé-travailleurs. Les solutions de co-working (différentes personnes de différentes sociétés travaillant dans les mêmes locaux) offrent un excellent moyen de réduire les frais de location de bureaux mais aussi de faire connaître votre société grâce à l’effet de bouche-à-oreille engendré.

Si vous êtes satisfait en conservant votre bureau à domicile mais que vous souhaitez renvoyer une image plus professionnelle à vos clients, il existe des entreprises qui offrent un espace de conférence, des salles de réunion, des services de secrétariat téléphonique, des services d’assistante virtuelle, ainsi qu’une adresse de domiciliation d’entreprise. Grâce à la domiciliation, vous pouvez enregistrer votre société à une adresse dans un quartier distingué et même organiser des réunions dans les installations prévues à cet endroit. En réalité, vous passerez la plupart de votre temps de travail chez vous, en ayant le nom de votre société sur le bâtiment, et ne payerez qu’une fraction des frais de location complets pour un tel emplacement. Encore une fois, il faut que vous effectuiez quelques recherches pour savoir si ces offres sont disponibles dans une ville près de chez vous.

5. Soyez créatif

Il ne faut pas être Picasso pour être inventif et ingénieux (et économiser de l’argent !). Plutôt que de commander de coûteuses cartes de visite à une imprimerie, vous pouvez les imprimer chez vous sur du papier cartonné (plus épais). Il y a plusieurs façons de créer soi-même des cartes uniques que vos contacts conserveront. Regardez sur Internet si vous êtes à court d’idées. Cela vous coûtera environ un tiers du prix des cartes imprimées par un professionnel.

Bien sûr, il y a beaucoup d’autres façons “traditionnelles” de diminuer les coûts, telles que la réduction des impressions de documents (bien meilleur pour l’environnement !) ou l’achat de mobilier de bureau d’occasion. Si vous avez d’autres suggestions ou conseils sur la façon de diminuer les frais de focntionnement de votre société, n’hésitez pas ! Laissez un commentaire ci-dessous.