5 conseils pour une communication téléphonique fructueuse

Le téléphone sonne souvent à un moment inopportun : réunions, communications importantes, ou pendant que vous travaillez sur des projets délicats. Vous n’êtes pas disponible pour répondre efficacement à la communication téléphonique. Pour éviter de paraître froid ou faire douter vos clients potentiels, il suffit de respecter quelques règles simples ou, mieux, de faire appel à des services de secrétariat à distance.

1. Souriez !

Face à face avec un client, nous communiquons aussi bien à l’oral que non-verbalement (gestes, postures, expressions du visage), facilitant ainsi la compréhension du message émis. Tout cela disparait au téléphone, et la voix reste le seul medium de communication non verbale : souriez et employez un ton chaleureux pour établir un contact personnel. Être professionnel n’est pas synonyme de froideur!

2. Ne vous laissez pas prendre au dépourvu: une secrétaire à distance permet de vous dégager un temps précieux

Anticipez pour bien répondre aux appels importants, faute de quoi vous risquez de paraitre peu professionnel et n’être pas pris au sérieux. Il est difficile de dispenser toute son attention à un appelant qui nous interrompt quand nous sommes concentrés sur tâche précise, et tout aussi difficile de s’y replonger après la conversation.
Pour éviter d’être submergé par les appels téléphoniques, le plus simple est d’utiliser une secrétaire à distance : une voix chaleureuse et professionnel qui répond aux appels téléphoniques en suivant vos instructions. Vous pourrez alors vous concentrer sur votre travail, et rappeler vos correspondants en temps utile. Un simple transfert d’appel suffit pour accéder à ce service.

3. Le bon moment pour répondre au téléphone et l’importance de la clarté

Votre appelant risque de raccrocher après la quatrième sonnerie pour éviter votre répondeur. Mais si vous décrochez avant la troisième sonnerie, vous donnez l’impression que vous êtes peu sollicité dans votre domaine d’expertise. Veillez toujours à parler clairement et lentement lorsque vous effectuez un appel. Votre client retiendra mieux la communication.

4. Évitez les bruits de fond

L’un des éléments perturbant au téléphone est le bruit de fond. Votre téléphone sonne souvent quand vous êtes dans la rue, dans votre voiture, dans le train ou le métro. Ce genre de situation ne facilite pas une communication distincte. Les risques de malentendu sont élevés, particulièrement en affaires. Dans ce type de situation, le stress impacte sur le son de votre voix, qui parait nerveuse ou impatiente. La mobilité et la disponibilité, le besoin d’être joignable à tout moment, ne doivent pas nous amener à répondre au téléphone dans les situations inopportunes.

Là encore, il est conseillé d’utiliser un secrétariat téléphonique. Une secrétaire répondra professionnellement à vos aux appels quand vous le souhaitez. Avec une application pour smartphones, comme celle développée par bureau24.fr, vous pouvez activer ou désactiver notre service de secrétariat d’un simple clic. Vous êtes ainsi certains de ne plus manquer d’appel car nos secrétaires répondent selon vos besoins.

5. La conclusion est importante!

Dernière règle: vous devez toujours terminer l’appel avec un bref résumé de ce dont vous avez convenu. C’est pourquoi, il est important de prendre des notes au fur et à mesure de l’appel. Il est aussi conseillé de conclure en remerciant l’interlocuteur pour sa disponibilité, et d’attendre qu’il raccroche en premier.

Suivez ces règles simples et vous aurez très vite un avantage sur vos concurrents. Commencez dès aujourd’hui à améliorer votre communication téléphonique!