8 outils pour améliorer votre productivité

 

Vous voulez améliorer votre productivité ? Pour vous y aider, il existe de nombreux outils dédiés aux professionnels. Nous avons sélectionné pour vous 8 outils numériques qui vous aideront à mieux gérer vos tâches au quotidien :

1.    Agenda électronique : Google Calendar ou Calendrier Outlook

Premièrement, vous aurez besoin d’un agenda électronique. C’est l’outil de base indispensable pour une bonne gestion de votre activité. Un calendrier en ligne – comme celui de Google ou Outlook – est idéal pour noter vos tâches à venir, vos rendez-vous, vos mémos et tout autre élément en lien avec votre activité.

De plus, ces calendriers online ont une fonction de partage, qui permet à d’autres collaborateurs d’y accéder. Cela garantit une collaboration et une coordination plus efficaces pour toute l’équipe.

Par ailleurs, sachez que Google Calendar est compatible avec notre service de télésecrétariat. En effet, les secrétaires de bureau24 peuvent fixer des rendez-vous avec vos appelants et les enregistrer directement dans votre calendrier. Ainsi, vous gagnez du temps et êtes plus productif sur vos propres missions.

 

2.    Organisation des tâches : Trello ou Todoist

Ensuite, il vous faut un bon outil de gestion des tâches. Que vous travailliez seul ou en équipe, des logiciels tels que Trello ou Todoist sont particulièrement utiles. Accessibles online, ils permettent de créer des tâches et de les attribuer à des personnes, puis d’en faire le suivi. Vous pouvez aussi y joindre des notes, des commentaires, des liens ou encore des documents associés, pour plus de précision.

En complément, il existe des applications Todoist et Trello pour mobile, très pratiques pour y accéder depuis votre smartphone.

 

3.    Suivi des heures allouées aux projets : Toggl ou Clockify

Par ailleurs, le suivi des heures allouées à chaque tâche est un autre élément essentiel pour votre productivité. Vous avez donc intérêt à utiliser un bon outil de time tracking. Avec un logiciel en ligne comme Toggl ou Clockify, vous pouvez activer le tracking en un clic et associer cette durée de travail à un projet précis.

Et pour faciliter votre suivi, ces logiciels génèrent même des graphiques avec la répartition de votre temps de travail par projet. Cela vous est utile pour vous organiser, évaluer vos futurs projets, répartir les tâches dans votre équipe, etc.

 

4.    Gestion de documents : Google Drive ou DropBox

Enfin, vous augmenterez votre productivité en utilisant des outils de gestion documentaire en ligne. Depuis n’importe quel appareil, vous pourrez facilement accéder à vos documents et travailler à votre guise. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion à internet.

Les meilleurs outils de ce type sont Google Drive et DropBox. Ils vous permettent de synchroniser vos documents, d’éditer des fichiers (Word, Excel et PowerPoint) et d’y accéder à tout moment.

Et si vous collaborez avec d’autres personnes, ces outils sont également très intéressants pour partager des documents et travailler à plusieurs dessus, sans avoir à les envoyer par mail. Cette solution facilite le suivi, tout en faisant gagner beaucoup de temps.

 

Conseil : afin d’optimiser votre productivité, veillez à sélectionner des outils capables de fonctionner ensemble. La coordination n’en sera que plus efficace !