Besoin d’une secrétaire à distance ? 5 conseils pour choisir le bon prestataire
- Externalisation secrétariat
Vous avez de nombreuses tâches administratives à gérer ? Vous auriez besoin d’aide pour répondre au téléphone et gérer votre agenda ? Faites appel à une secrétaire à distance ! Et puisque choisir le bon prestataire n’est pas chose aisée, suivez nos 5 conseils.
1. L’expérience
Tout d’abord, l’expérience est essentielle pour une secrétaire à distance. Elle lui permet d’acquérir de bonnes pratiques et de mieux savoir gérer tous les types d’interlocuteurs. De plus, une secrétaire expérimentée donne à l’appelant une image plus sûre, crédible et professionnelle. Et pour vous aussi, client, l’expérience de votre télésecrétaire est un réel atout, puisqu’elle comprend et applique correctement vos instructions.
Si vous en avez la possibilité, vous pouvez même effectuer un contrôle de références. Contactez alors d’anciens employeurs ou clients de la télésecrétaire, pour obtenir des informations sur la qualité de son travail.
2. Les compétences
Un autre critère crucial pour choisir le bon prestataire de secrétariat à distance concerne les compétences. Même si l’expérience est déjà un facteur déterminant, votre télésecrétaire doit aussi avoir les compétences requises pour gérer au mieux les tâches que vous lui confierez.
Cela inclut entre autres :
- Aisance relationnelle.
- Maîtrise parfaite de la langue française (ou toute autre langue demandée) et bonne élocution. À ce niveau, une secrétaire native est indispensable.
- Excellente organisation.
- Respect des consignes.
- Sérieux, rigueur et professionnalisme.
- Capacité d’adaptation.
Afin de sélectionner un prestataire de qualité, assurez-vous donc que ses secrétaires à distance suivent des formations régulières pour entretenir et développer leurs compétences.
3. La flexibilité
Puis, si vous voulez recourir à un service de secrétariat à distance, c’est que vous recherchez une certaine flexibilité. Étudiez donc toutes les options proposées et les services additionnels. Une télésecrétaire peut assumer d’autres missions que le standard téléphonique : gestion d’agenda, envoi de documents, permanence 24h/h, standard multilingue, transmission de fax par mail, etc.
Renseignez-vous également sur les moyens de discussion avec votre secrétaire à distance. Pour plus de confort et de flexibilité, optez pour un prestataire qui propose diverses options, pratiques pour vous : SMS, mail, téléphone, application mobile.
4. Le professionnalisme
Ensuite, vous devez absolument viser un niveau de professionnalisme élevé. Votre télésecrétaire sera en contact direct avec tous vos appelants : clients, prospects, partenaires d’affaires, etc. Tant pour votre image que pour la satisfaction de vos contacts, vous n’avez pas le droit à l’erreur !
Évidemment, un haut niveau de qualité se paie ! Si vous recherchez une télésecrétaire qualifiée et professionnelle, qui accueillera tous vos appelants de la meilleure manière qui soit et représentera au mieux votre société, optez pour un service de grande qualité, comme celui de bureau24. À l’inverse, si vous vous tournez vers un prestataire peu cher, vous aurez la qualité de service associée… c’est-à-dire une prestation moins professionnelle et moins personnalisée.
5. L’essai gratuit
Enfin, pour mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez aussi vous tourner en priorité vers un prestataire proposant un essai gratuit. De manière générale, si une telle période d’essai vous est offerte, c’est un premier gage de qualité : le prestataire est sûr de la qualité qu’il propose à ses clients et peut donc se permettre d’offrir un essai gratuit. Sans engagement, cela vous permet de tester le service par vous-même, pour savoir s’il vous convient.
Conclusion
Le choix d’un prestataire de secrétariat à distance, ne doit pas se faire à la légère. Il en va de la satisfaction de vos appelants et de l’image de votre entreprise ! Alors mieux vaut sélectionner un prestataire de haute qualité, même s’il est un peu plus coûteux. Cet investissement vaudra le coup !