Bien gérer votre « to do list » : outils et stratégies

Pour mieux s’organiser au quotidien, tous les moyens sont bons. Entre astuces personnelles et outils de gestion du temps, chacun a ses préférences et ses habitudes. Parmi les stars du time management, on trouve la célèbre « to do list ». Cette liste de choses à faire aide à mieux organiser les différentes tâches, aussi bien professionnelles que personnelles. Voici donc quelques outils et stratégies pour bien gérer votre to do list.

Listez vos tâches

La première chose à faire est de lister les tâches que vous devez effectuer. Ce sont elles qui vont alimenter votre to do list. À ce niveau, il est conseillé de subdiviser vos gros projets en plus petites tâches. D’une part, vous serez moins découragé devant des tâches accessibles et moins vastes. D’autre part, procéder par étapes vous permettra de mieux contrôler les priorités et les avancements des différents projets.

Pour commencer, listez d’abord vos grands projets, puis les petites tâches qui les composent. Ensuite, il s’agira de les classer sous forme de tableau, selon différents critères.

Les critères à inclure dans votre to do list

Il n’existe aucune règle stricte pour choisir les critères de votre to do list. Dans la liste suivante, sélectionnez donc ceux qui s’avèrent les plus pertinents selon votre situation :

• Le nom de la tâche à réaliser. Pour ne pas surcharger votre liste, préférez un intitulé court mais explicite (exemples : contacter John, commander le livre XYZ, planifier la réunion de service).
• Le nom du projet dans lequel la tâche s’inscrit. Ce critère est utile si vous subdivisez beaucoup vos missions.
• La priorité de la tâche, qui va conditionner l’importance à lui accorder : mineure, majeure, urgente, etc.
• La date de création de la tâche peut faciliter votre suivi.
• Les personnes impliquées (ou acteurs) peuvent aussi être précisées dans une colonne dédiée. Intégrez-la si le projet concerne différents intervenants ou si vous déléguez certaines tâches. Par exemple, si vous souhaitez confier votre standard téléphonique à une télésecrétaire, vous pouvez lui demander d’envoyer des documents à des clients ou de leur transmettre une information précise. Dans ce cas inscrivez « télésecrétaire » dans la colonne « acteurs ».
• La date d’échéance à laquelle votre travail devra être finalisé.
• L’état d’avancement de la tâche (statut), pour une meilleure vue d’ensemble : à faire, en cours, terminé, abandonné, bloqué, etc.)
• Une colonne remarque est également pratique pour inscrire des informations annexes.

Une fois ces critères sélectionnés, créez les colonnes correspondantes et remplissez votre tableau !

Mettez à jour votre liste

Évidemment, votre to do list doit être mise à jour de manière régulière pour assurer une gestion et un suivi optimaux. Veillez donc à adapter le statut de chaque tâche, pour tout changement. De même, ajoutez les nouvelles tâches dès qu’elles apparaissent, afin de ne pas en oublier.

Une to do list digitale, plus flexible

Enfin, pour une to do list complexe, le mieux est d’utiliser une version digitale. Bien plus flexible, elle permet faire des modifications aisément. Vous pouvez aussi la partager avec les autres personnes impliquées dans le projet.

De plus, une to do list digitale vous permet de conserver un historique de vos tâches. Utile aussi bien en cas de souci que pour identifier vos éventuels axes d’amélioration en matière de gestion de temps.

Conclusion

Grâce à une to do list claire, complète et régulièrement mise à jour, vous parviendrez à mieux gérer votre temps. Cela en planifiant, priorisant et contrôlant l’avancée de vos différentes tâches. Alors ne perdez plus de temps et dressez votre propre liste !

 

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