Boîte vocale vs secrétaire virtuelle : l’humain avant tout !

Un appel sur quatre est perdu parce qu’il n’a pas abouti ou parce que la ligne était occupée. En cas d’absence du bureau, de nombreuses entreprises activent une messagerie vocale, d’autres professionnels optent plutôt pour une secrétaire virtuelle, qui répond à leurs appels en leur absence. Quelle option privilégier ?

La boîte vocale : une machine assez contraignante

À l’origine, les fabricants ont créé le répondeur téléphonique pour permettre aux utilisateurs de ne manquer aucun appel. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreux professionnels continuent à l’utiliser. Mais son succès est en plein déclin, pour plusieurs raisons.

D’abord, à l’heure où la communication se veut ultra rapide voire instantanée, discuter par répondeur interposé nuit aux échanges directs. Désormais, la boîte vocale est plutôt perçue comme un intermédiaire sans réelle valeur ajoutée dans la discussion.

Ensuite, beaucoup de gens n’aiment pas laisser de message sur un répondeur, jugé trop froid et impersonnel. Une étude révèle même que 63 % des appelants n’en laissent pas. Et ce chiffre représente autant d’opportunités potentielles perdues ! De plus, rares sont les personnes qui renouvellent leur appel plus de deux ou trois fois, dans l’espoir de joindre un vrai interlocuteur.

Enfin, il faut aussi reconnaître qu’un message sur un répondeur est une contrainte pour le destinataire. La seule façon de connaître son contenu est de l’écouter de A à Z. De plus, un message sur un répondeur n’est pas forcément clair, ce qui peut conduire à des malentendus. Le destinataire est alors contraint de rappeler son interlocuteur pour lui demander des précisions. Pour ces motifs, de plus en plus de personnes choisissent même de ne plus écouter les messages de leur boîte vocale, par paresse ou pour gagner du temps.

Une secrétaire à distance, pour un contact plus humain

Une excellente alternative à la messagerie vocale est le secrétariat virtuel. En pratique, une télésecrétaire prend en charge tous vos appels entrants, à votre place. De cette façon, vos appelants ne tombent pas sur un répondeur susceptible de les faire fuir.

Les avantages de la secrétaire virtuelle sont multiples :

• Contrairement à la messagerie qui n’est qu’une machine, la télésecrétaire qualifiée offre un accueil humain, chaleureux et professionnel. Elle est à l’écoute de l’appelant et peut vraiment échanger avec lui.
• Elle prend des messages avec coordonnées, qu’elle vous communique ensuite. L’interlocuteur peut donc s’exprimer et la télésecrétaire demander des précisions si besoin. De votre côté, pas besoin d’écouter un répondeur : il vous suffit de consulter la notification reçue en temps réel !
• Si vous recevez des appels internationaux, vous pouvez même choisir un secrétariat virtuel multilingue. Vos contacts seront ravis d’être reçus par une native parlant leur langue, plutôt que par un répondeur qui enchaîne des messages d’accueil multilingues.
• Votre secrétaire à distance peut même faire d’autres tâches que la simple prise de messages : gestion d’agenda, transmission d’informations à l’oral, envoi de documents, transfert de fax, filtrage des appels, etc.

Vous souhaitez que vos appelants soient accueillis aussi humainement que professionnellement, à tout moment ? La secrétaire virtuelle de bureau24 est la meilleure option !