Bureau virtuel : fonctionnement et avantages

Vous travaillez à votre compte et ne souhaitez pas investir dans des locaux professionnels ? Vous possédez une start-up ou une PME et n’avez pas les moyens d’embaucher du personnel ? Laissez-vous tenter par le bureau virtuel ! Découvrez le fonctionnement et les avantages de cette solution de plus en plus prisée. 

Bureau virtuel, un concept dans l’air du temps

L’idée même de bureau virtuel (de l’anglais « virtual office ») s’est développée avec l’essor des activités digitales. De plus en plus de missions peuvent être effectuées à distance, ce qui réduit grandement les besoins matériels.

Notamment en matière de communication, les canaux actuels permettent d’entretenir des échanges réguliers, fluides et quasiment directs, malgré la distance. D’ailleurs, les conférences téléphoniques – call conferences – et les vidéoconférences sont devenues monnaie courante, surtout dans les groupes ayant plusieurs entités !

Et cette tendance à la digitalisation vaut également pour le marketing et la publicité. Les canaux traditionnels (radio, télévision, papier) sont progressivement remplacés par des médias plus modernes, comme internet (réseaux sociaux, presse digitale, blogs) et les applications mobiles. Des études montrent même que pour un coût bien inférieur (jusqu’à 60 % de moins !), ces moyens assurent un bien meilleur résultat en termes d’acquisition de leads.

Bureau virtuel : des services à distance, pour des coûts moindres

Face à cette tendance, on trouve désormais de nombreux services proposés à distance. Par exemple, l’externalisation est facilement envisageable pour la comptabilité, la gestion des ressources humaines, le recrutement, la gestion de la relation client, le secrétariat, etc. Autant de missions pouvant être effectuées par des prestataires externes compétents… vous libérant ainsi un temps précieux pour vos propres tâches !

Toujours dans cette idée de travail à distance, un bureau virtuel peut aussi consister en une adresse physique fournie par un prestataire, pour domicilier une activité sans locaux matériels. Ainsi, si vous fondez une société et que vous travaillez chez vous, vous avez quand même une adresse officielle pour votre entité ! Certains prestataires mettent même des salles de réunion ou des espaces de coworking à disposition, en cas de besoin.

Surtout pour les petites structures, ces solutions permettent de réduire les coûts, tant au niveau du matériel que du personnel. Elles offrent aussi beaucoup plus de flexibilité et représentent un engagement moindre.

Une télésecrétaire pour gérer l’administratif

Enfin, les indépendants, les professions libérales et les PME peuvent profiter des services d’un bureau virtuel pour gérer toutes les tâches administratives. En pratique, il s’agit de confier différentes missions à une secrétaire à distance, pour vous décharger.

Notamment, vous pouvez demander à une télésecrétaire de :

• Prendre en charge votre standard téléphonique en répondant à tous vos appelants. Elle note leur message et leurs coordonnées, puis vous les notifie en temps réel.
• Assurer une permanence téléphonique, pour une disponibilité continue et un meilleur service client.
• Gérer votre agenda en coordonnant les rendez-vous avec vos interlocuteurs. Ici encore, vous êtes notifié immédiatement.
• Réceptionner vos fax et vous les transférer en PDF par mail.

Et vous travaillez à l’international, vous pouvez même activer l’option standard multilingue, disponible en français, anglais, allemand, espagnol et/ou italien. Vos appelants seront alors reçus par une télésecrétaire native, pour plus de confort.

Conclusion

Le bureau virtuel est donc une approche particulièrement avantageuse pour limiter les coûts de fonctionnement des petites organisations. À vous de sélectionner les types de services qui conviennent le mieux à votre activité !

 

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