Comment bien répartir les tâches entre les membres d’une équipe projet ?

 

Tout projet collectif implique une répartition adéquate des tâches entre ses membres. D’une part, les études montrent que le choix du chef de projet est crucial, puisqu’il conditionne 75% de la réussite du projet.

Mais un project manager ne peut pas réussir seul ; il a besoin d’une équipe efficace. Ce qui nous mène au second point : les tâches doivent être réparties correctement entre tous les membres d’une équipe projet. Voici comment.

 

1.    Définissez le périmètre du projet

Avant de pouvoir allouer vos ressources humaines et les gérer, vous devez déterminer la portée du projet. Est-ce un grand ou un petit projet ? Long ou court ? Sur cette base, vous pouvez alors prendre la bonne décision concernant les compétences requises et le nombre de personnes nécessaires pour mener à bien le projet. Avec un périmètre parfaitement clair, vous pourrez mieux allouer vos ressources. Par conséquent, prenez le temps de brosser un tableau complet du projet avant de sélectionner votre équipe.

Par ailleurs, sachez que les petits projets ont davantage de chances d’aboutir que les projets de grande ampleur : 76% de succès pour les projets à moins de 1 million de dollars, contre seulement 10% pour ceux supérieurs à 10 millions. Cela signifie que vous avez intérêt à découper votre gros projet en plusieurs sous projets. Les tâches seront plus faciles à identifier, répartir et gérer. Ce qui augmentera grandement vos chances de réussite.

 

2.    Identifiez les collaborateurs disponibles

Vous connaissez la portée du projet, son objectif et les tâches nécessaires pour qu’il soit finalisé à temps et dans les limites budgétaires. Il faut maintenant réunir votre équipe. Vous ne disposez probablement pas d’un pool illimité de collaborateurs. Or, avant de pouvoir allouer des ressources, vous devez les posséder. Alors dressez une liste des compétences requises et des personnes actuellement disponibles. Si nécessaire, vous devrez peut-être trouver ces compétences en dehors de votre entreprise (via l’externalisation ou le recrutement). Bien sûr, respectez le budget fixé.

Et si certains collaborateurs sont indisponibles, peut-être pouvez-vous les décharger de leurs tâches pour les intégrer à votre nouveau projet. Par exemple, confiez la réception de leurs appels téléphoniques à une télésecrétaire de bureau24 pour libérer du temps aux membres de votre équipe.

 

3.    Soyez proactif

Troisièmement, vous êtes chef de projet. Vous êtes en charge de la planification et de l’affectation des ressources. Cela signifie que vous devez prendre les devants. Si vous attendez systématiquement que quelque chose se passe mal pour trouver une solution, vous mettez le projet en péril. Or aucune planification n’est gravée dans le marbre. Il est inévitable de devoir réaffecter vos ressources en fonction du déroulement du projet. Par conséquent, au cours du processus de planification, prenez le temps d’identifier où et quand des blocages pourraient survenir.

Cette anticipation vous permettra de rebondir plus facilement si un problème se pose effectivement. Et il y en aura forcément…

 

4.    Pensez de manière holistique

Enfin, un chef de projet manque souvent de recul sur la situation. Vous êtes tellement concentré sur le processus que vous en oubliez ce qui se passe réellement. Il ne s’agit pas uniquement de comparer vos estimations aux progrès réels du projet. Vous devez également connaître l’état de vos ressources, à tout moment : horaire de vos collaborateurs, vacances, maladie, etc. Ne laissez aucun de ces détails vous échapper par manque de recul. Au contraire, regardez le projet dans son ensemble, pas seulement les différents éléments qui le composent. Ainsi, vous gérerez bien mieux votre équipe projet !