Comment choisir le lieu parfait pour votre événement professionnel ?

 

Organiser des événements professionnels est un bon moyen de vous faire connaître. À cette occasion, vous allez faire parler de votre entreprise, rencontrer d’autres personnes de votre secteur, voire accéder à de belles opportunités d’affaires.

 

Mais bien sûr, organiser un tel événement ne s’improvise pas. Selon son ampleur, il vous faudra quelques semaines voire plusieurs mois pour tout préparer. Et parmi les choses essentielles de cette organisation, il y a le lieu. Voici donc 4 critères à considérer pour sélectionner le lieu parfait pour votre événement professionnel :

 

1.    Offres tarifaires

Tout d’abord, lorsque vous vous contactez un lieu (centre de congrès, salle des fêtes, etc.), soyez exhaustif afin d’obtenir un prix global. Discutez des détails de l’événement et des activités que vous prévoyez, pour connaître au mieux tous les coûts éventuels. Concrètement, demandez tout ce qui est inclus dans les frais de la salle. Comment les frais sont-ils répartis ? Le service et les taxes sont-ils compris ? Y a-t-il des frais d’installation et de rangement ? Des frais pour le linge de maison, les tables et les chaises ? Un minimum de nourriture et de boisson ? Le Wi-Fi et le matériel audiovisuel sont-ils inclus ?

Certains sites offrent des prix tout compris, tandis que d’autres ont des formules à la carte. Tenez-en compte lorsque vous comparez les offres.

 

2.    Espace et aménagement

Ensuite, examinez attentivement les lieux pour vous assurer qu’ils répondent aux spécificités de votre événement. Si vous avez besoin d’une salle de repos, d’une scène ou d’un espace de networking, déterminez si l’installation est adaptée. Notamment, pensez à étudier les pièces situées autour de la salle de réunion principale. Elles pourraient être très utiles selon vos besoins ! Voici d’autres questions à poser : Quelle est la capacité limite ? Quelle est la surface au sol ? Cette surface est-elle modulable ? Peut-on changer de pièce si nécessaire ? Vous ne voudriez pas que votre événement paraisse à moitié vide dans une salle pour 300 personnes, si vous n’avez que 50 participants…

Et si vous recherchez un espace extérieur, demandez aussi quelles zones sont accessibles (jardin, terrasse…). Et assurez-vous que le Wi-Fi soit disponible dehors.

 

3.    Localisation, accessibilité et parking

L’accessibilité est un autre critère fondamental. Si les participants viennent de l’extérieur de la ville, vous voudrez peut-être un lieu proche de l’aéroport, de la gare ou des transports en commun. Vérifiez aussi si un parking est prévu, et renseignez-vous sur les surcoûts éventuels. Si nécessaire, tentez de réserver un parking à proximité ou d’organiser un autre moyen de transport (navette, taxis…).

 

4.    Services et commodités

Pour finir, ne présumez pas que tous les sites offrent le même niveau de service. Ni que tous les équipements seront disponibles pour votre événement. Si vous avez besoin de services supplémentaires (restauration, décoration, matériel, assistance, transports, visite guidée, photographe, etc.), discutez-en avec le prestataire. Découvrez ce qu’il propose, voire demandez-lui s’il a des fournisseurs à vous recommander. Ces prestataires recommandés peuvent avoir plus d’expérience des lieux, et donc vous aider à éviter certaines erreurs.

En suivant ces conseils, vous dénicherez le lieu idéal pour votre prochain événement d’entreprise !