Comment gérer une équipe de freelances ?

Travailler avec une équipe de freelances offre bien des avantages. Mais comment la gérer au mieux ? Suivez ces conseils pour y parvenir.

Que vous démarriez votre activité ou souhaitiez simplement conserver une équipe réduite et flexible, les freelances sont un formidable atout. Mais une équipe externalisée et à distance constitue aussi un véritable défi de gestion. Appliquez donc ces 9 conseils pour gérer une équipe de freelances à distance :

1. Organisez-vous

Lorsque vous démarrez en tant qu’autoentrepreneur, les choses manquent souvent de cadre. Mais lorsque vous commencez à travailler avec d’autres personnes, qu’il s’agisse de freelances ou de collaborateurs internes, ce n’est plus suffisant.

Vous devez clarifier, exprimer et formaliser vos idées, puis les partager avec votre équipe. Notamment, il est essentiel de définir des processus précis. Développement du produit, ventes, réunions internes, gestion des clients, méthodes de travail, etc.

En documentant le fonctionnement de votre équipe et de votre entreprise, vous gagnerez beaucoup de temps. Et vous éviterez bien des tracas.

2. Sélectionnez vos freelances avec soin

Ensuite, lorsque vous travaillez avec une équipe de freelances à distance, la confiance est la indispensable. Alors identifiez clairement le type de personne dont vous avez besoin. Définissez les missions que vous lui confierez, puis décidez quelles compétences (hard et soft skills) et expériences elle devrait présenter.

Même s’ils ne seront pas dans votre bureau, vos freelances doivent correspondent à l’esprit de votre entreprise. Privilégiez donc des personnes avec lesquelles vous vous sentez bien. Et qui offriront les niveaux de qualité et de confiance attendus.

3. Prévoyez une bonne intégration

Veillez à investir du temps et de l’énergie dans l’accueil des nouveaux freelances. Ne vous pas précipitez pas dans les détails de vos projets.

S’il s’agit d’une mission ponctuelle, l’intégration peut être assez rapide. Mais si vous voulez une collaboration durable, prenez le temps de faire connaissance. Présentez le freelance aux autres membres de l’équipe et présentez-lui les valeurs et la culture de votre entreprise.

En complément, mettez-vous d’accord que la fréquence des contacts, les canaux de communication, etc.

4. Présentez-leur votre marque

Quatrièmement, vous devez également présenter à vos nouveaux freelances votre stratégie de marque. Selon leur rôle, vous devrez consacrer plus de temps à certains éléments qu’à d’autres.

Par exemple, s’il s’agit d’un graphiste, concentrez-vous sur votre charte graphique. Quant à un rédacteur, il faudra lui expliquer le ton et le style à employer dans vos messages.

Bien entendu, vous devrez également leur donner accès à tous les éléments dont ils auront besoin. Qu’il s’agisse d’outils, de ressources ou même de contacts.

5. Définissez des attentes claires

Trouver un équilibre entre des lignes directrices claires et une certaine liberté de travail. C’est le secret d’une collaboration réussie avec des freelances.

Quelles tâches sont incluses et non incluses ? Avez-vous une préférence sur la façon de faire les choses ? Pour quelles tâches acceptez-vous plus de flexibilité ? Soyez aussi clair que possible sur vos impératifs.

Un freelance voudra certainement garder une certaine liberté. Ne soyez donc pas trop directif, sauf si c’est absolument nécessaire (dans ce cas, expliquez pourquoi).

Ainsi, si vous embauchez une secrétaire virtuelle de bureau24, donnez-lui des instructions claires pour gérer vos appels. Filtrage, messages à prendre et à transmettre, transfert d’appels, etc. Elle appliquera vos consignes, tout en gardant une liberté liée à son expertise.

6. Fixez des délais raisonnables

Par ailleurs, ne soyez pas tyrannique en fixant des délais intenables ou en demandant du travail de dernière minute. Restez dans le cadre des heures de travail normales.

En outre, vos freelances auront certainement plusieurs projets en cours. Il se peut donc qu’ils ne soient pas disponibles pour travailler dans l’urgence.

Enfin, respectez vos propres délais. Si votre freelance a besoin d’un inpout de votre part à une certaine date, n’attendez pas qu’il avance sur le projet tant que vous n’aurez pas fait votre part.

7. Utilisez les outils à votre avantage

Puis, vous devez exploiter le potentiel des outils à votre disposition. Trouvez des moyens de rendre le travail collaboratif plus facile et agréable.

Notamment, une communication et une collaboration efficaces sont très importantes lorsque vous travaillez avec une équipe virtuelle. Par exemple, utilisez un outil de gestion de projet comme Asana, Trello ou Basecamp. Et un logiciel chat vidéo tel que Skype ou Zoom.

En outre, les mails et autres messages écrits peuvent souvent être mal compris. Alors privilégiez la communication orale (voire vidéo) autant que possible.

8. Mettez en place un système de suivi

Des objectifs clairs et un suivi des progrès aideront votre équipe et vos projets à rester sur la bonne voie.

Avec une équipe de freelances, la coordination est particulière car elle se fait exclusivement à distance. Il faut alors trouver un moyen de suivre les performances de chaque membre. C’est tout aussi important pour eux que pour vous.

Si les attentes et échéances sont clairement définies à l’avance, vous pouvez régulièrement vérifier que tout se déroule comme prévu. Cela vous permet aussi de détecter les problèmes suffisamment tôt.

Un appel rapide une fois par semaine est un excellent moyen d’avoir un contact personnel. Des outils comme Telegram ou Slack sont également pratiques pour rester en contact par écrit.

9. Valorisez vos freelances

Enfin, si vous voulez fidéliser un freelance, la valorisation est essentielle. De manière générale, faites en sorte que chaque membre de l’équipe se sente reconnu et valorisé.

Soyez un leader inspirant, même à distance, et impliquez vos freelances dans votre vision. Soyez un bon manager, en leur offrant des conseils et un encadrement pour les aider à s’améliorer et à se développer. Donnez-leur régulièrement un retour constructif sur ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré. Et permettez-leur de faire de même avec vous.

En bref, agissez comme vous le feriez avec vos collaborateurs internes. Vous obtiendrez ainsi une équipe plus efficace, solide et épanouie.