Comment mieux organiser l’accueil téléphonique de votre société

La qualité de l’accueil téléphonique est un facteur essentiel au succès de toute société. Ce constat est connu pour les grandes entreprises, mais s’applique également aux plus petites structures : libéraux, artisans, patrons de PME comme de TPE, l’importance de la gestion téléphonique est à ne surtout par sous-estimer ! Voici donc un petit aperçu des bonnes pratiques au téléphone.

L’appel téléphonique : un premier contact déterminant

La première impression est essentielle à l’image de toute société. Le contact téléphonique sert à tout : c’est la façon privilégiée de demander des renseignements, un devis, mais aussi de faire une réclamation ou de passer une commande. Le téléphone est le véritable fil rouge de la relation commerciale. Et de nombreuses solutions existent, d’accueil interne comme d’accueil externe, pour réussir cette étape si essentielle.

L’accueil interne : soyez organisé !

Si votre structure a fait le choix d’assurer l’accueil téléphonique en interne, via une secrétaire par exemple, alors organisation et professionnalisme sont les maîtres-mots. L’accueil téléphonique doit être pris en charge par un personnel compétent et formé.

Et pour donner la meilleure image de votre société, il faut que le contact soit personnalisé. Établir un cahier des charges , une charte de l’accueil téléphonique, sont des étapes essentielles. Ainsi, la personne en charge de l’accueil téléphonique doit toujours donner le nom de la société lorsqu’elle décroche, de même que son nom et/ou son prénom, pour assurer le client qu’il est bien au bon numéro.

Le standardiste doit être à l’écoute du client, pour répondre au mieux à ses préoccupations tout en fournissant un service véritablement personnalisé. Le souci du détail et de l’organisation doit être poussé jusqu’à la prise de congé : « au revoir » ne suffit pas, et une formule plus interactive, telle « à très bientôt », ou « merci de votre fidélité » renforce la sensation du client d’avoir affaire à un véritable professionnel qui se soucie de ses besoins.

Il faudra aussi investir dans un équipement en adéquation avec vos requis : du standard téléphonique de l’espace capable de gérer toutes les tâches (sauf l’élaboration du café, les ingénieurs semblent ne pas s’intéresser à cette question pourtant cruciale) au téléphone beaucoup plus simple, il y en a pour tous les besoins.

Un bon accueil téléphonique, c’est une marque de bonne organisation de l’entreprise, un signe de professionnalisme qui ne peut que renforcer la confiance des clients.

L’accueil externe : une solution sur-mesure

Mais de nombreuses sociétés, notamment parmi les TPE, n’ont tout simplement pas les moyens d’assurer le salaire d’un standardiste dédié. Pour ces structures, l’accueil externe est une solution sur-mesure aux multiples bénéfices.

La domiciliation téléphonique permet une amplitude horaire accrue et des économies souvent substantielles. Et pour les petites entreprises, la flexibilité des solutions proposées est un véritable atout pour bénéficier d’un standard téléphonique professionnel de façon ponctuelle comme en continue.

Faire appel à une compagnie spécialisée dans le secrétariat à distance, c’est se garantir une gestion téléphonique professionnelle, assurée par une équipe tout spécialement formée pour renvoyer la meilleure image de votre entreprise.

Le professionnalisme avant tout

Que vous optiez pour une solution interne ou externe, le professionnalisme doit donc être au cœur de votre gestion téléphonique. La qualité de l’accueil est tout simplement essentielle. Et si vous souhaitez partager avec nous votre avis ou vos suggestions, n’hésitez pas à le faire dans les commentaires !