Communication : comment gérer le flux d’informations dans votre organisation ?

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Du professionnel indépendant à la grande multinationale, une organisation est soumise à un grand nombre d’informations au quotidien. Qu’elles proviennent de l’extérieur ou même de sources internes, toutes ces données doivent être gérées correctement. Découvrez donc les enjeux liés à ce phénomène et nos conseils pour gérer le flux d’informations dans votre organisation.

L’infobésité rôde…

À une époque où l’information est diffusée de manière instantanée et en quantité phénoménale, il devient de plus en plus difficile de gérer ce flux constant. En effet, les sources sont multiples (employés, clients, médias, partenaires commerciaux, amis, famille, etc.) et les canaux de communication variés (oral, smartphone, télévision, tablette, radio, etc.).

D’ailleurs, on parle désormais d’infobésité (« surinformation » ou « obésité de l’information »). Ce terme illustre parfaitement le souci actuel : chaque personne et organisation est constamment soumise à une telle quantité d’informations qu’elle a du mal à y faire face. Il est alors difficile de distinguer l’essentiel du superflu. De même, démêler le vrai du faux semble mission impossible. Dans ces conditions, comment faire le tri ? Comment gérer le flux d’informations de manière optimale ?

L’importance d’une bonne gestion de l’information

En matière de communication organisationnelle, une bonne gestion de l’information est cruciale, pour plusieurs raisons :

Avoir tous les renseignements nécessaires sur les bons sujets et au bon moment est un facteur de compétitivité. Cela aide à se démarquer de la concurrence.
Gérer l’information est important pour prendre les bonnes décisions. En effet, une stratégie efficace repose sur des décisions éclairées et réfléchies, prises sur base de données pertinentes.
Des flux d’informations biens coordonnés, sans rétention ni surinformation, sont également essentiels pour la collaboration et la communication internes. Tout en favorisant une ambiance de travail plus saine !
Dans la même idée, il est indispensable de bien coordonner les informations et de les rendre accessibles en cas de besoin. Une gestion efficace permet un gain de temps et une meilleure organisation. Par extension, cela contribue aussi à améliorer la productivité et les performances des collaborateurs.
La créativité et l’innovation sont aussi stimulées grâce à toutes les données disponibles. Pour des résultats optimaux, il faut donc gérer correctement ces informations.

Et cette liste est loin d’être exhaustive !

Mieux gérer le flux d’informations dans votre organisation

Concrètement, voici quelques pistes pour mieux gérer le flux d’informations dans votre organisation :

Gérez les sources : vos données proviennent de sources variées et hétérogènes. Utilisez donc des agrégateurs de contenus, qui vous aideront à tout centraliser.
Vérifiez les informations : toutes les sources ne sont pas fiables, contrôlez donc la véracité des renseignements obtenus !
Définissez un système de classification et d’archivage des informations. Sur le serveur principal ou l’intranet, créez une architecture claire, avec des dossiers nommés selon votre nomenclature.
Établissez une nomenclature, pour nommer les fichiers et les dossiers. Elle ne sera utile et efficace, que si tous les collaborateurs la respectent. Par exemple, si vous recourez à une télésecrétaire de bureau24, demandez-lui de suivre cette structure lorsqu’elle rédige les comptes-rendus de ses appels téléphoniques. Vous pourrez les classer et les retrouver plus rapidement.
Créez des index et des fonctions de recherche, pour accéder plus aisément aux données. Idéalement, attribuez des mots-clés aux fichiers, pour simplifier le tout.
Utilisez des fonctionnalités pour trier, filtrer et prioriser les informations.
Gérez les droits d’accès des utilisateurs, en cas de données sensibles et/ou confidentielles.

Grâce à une meilleure gestion des flux d’informations, votre entreprise gagnera en temps et en performance. Tout en réduisant le stress des employés !