Congés de Noël : comment organiser votre entreprise ?

En période de Noël, vos locaux vont se vider et vous allez certainement profiter des fêtes avec vos proches, tout comme vos collaborateurs. Si cette perspective est particulièrement agréable, cela signifie aussi que vous ne serez plus présent pour gérer votre activité pendant plusieurs jours. Alors comment coordonner votre entreprise durant cette période ?Suivez ces 4 conseils pour organiser votre activité pendant les congés de Noël !

1.   Prévoyez un roulement en interne

Si votre entreprise ferme officiellement pendant les fêtes, ce point ne s’applique pas. Mais dans le cas contraire, le mieux est d’organiser un roulement entre les collaborateurs. En pratique, organisez les plannings de chacun de manière à ce que les congés se succèdent sans trop se chevaucher. De cette façon, quelqu’un sera toujours présent au bureau, ce qui garantira une certaine permanence.

Cette option est notamment recommandée pour les professions spécifiques, comme les usines actives en continu, les cabinets médicaux, les études d’avocat avec assistance juridique 24H/24 ou encore les sociétés assurant une permanence SAV.

2.   Prévenez vos contacts professionnels

Deuxièmement, dans un souci de professionnalisme et de respect, il est conseillé d’informer vos contacts professionnels de vos vacances. Même s’il est généralement attendu que des personnes s’accordent quelques congés à Noël, il est de bon ton de le clarifier avant. Aussi, veillez à informer votre entourage professionnel (clients et partenaires d’affaires, essentiellement) de vos dates d’absence, une à deux semaines en avance.

En complément, programmez un message « out of office » pour toute la durée de votre absence. Communiquez éventuellement des coordonnées en cas d’urgence. Et profitez de l’occasion pour présenter vos meilleurs vœux. Cette attention sera appréciée et fidélisera d’autant plus vos clients !

3.   Organisez votre accueil téléphonique

Par ailleurs, pensez également à organiser votre accueil téléphonique. Malgré les vacances de Noël, votre téléphone ne sonnera pas dans le vide ! Si aucun de vos collaborateurs ne peut s’en charger, le mieux est de recourir à un service de télésecrétariat.

Pour répondre à ce besoin, les secrétaires à distance de bureau24 sont disponibles 24h/24 et 7j/7, si vous le souhaitez. En cette période de Noël, vous pouvez même demander à votre télésecrétaire d’accueillir vos appelants en leur souhaitant de joyeuses fêtes. Vous renverrez ainsi une image chaleureuse et professionnelle. Et même si vous n’avez pas pu prévenir vos contacts professionnels de votre absence, ni leur communiquer vos meilleurs vœux, la secrétaire s’en chargera pour vous !

4.   Faites le point

Enfin, il est préférable de faire le point sur tous vos projets, avant de partir en congé de Noël. Cette démarche est importante pour bien organiser votre entreprise avant votre départ. Vous pourrez aussi estimer les tâches qui doivent impérativement être finalisées cette année, et celles qui pourront être reportées à l’année suivante.

Concrètement, une à deux semaines avant les vacances de Noël, passez en revue tous vos projets en cours et vérifiez leur état d’avancement. Identifiez également les éventuels dossiers en suspens, qu’il faudra relancer à votre retour. Si vous êtes manager, faites aussi le point avec chacun de vos employés. Cela vous aidera à repartir sur de bonnes bases à la rentrée.

Conclusion

Même pendant les congés de Noël, vous pouvez organiser votre entreprise afin que tout se déroule au mieux. Tout en diffusant une image des plus professionnelles à vos contacts !

 

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