Journées portes ouvertes : faites connaître votre entreprise !

Vous cherchez de nouvelles façons de faire connaître votre entreprise ? Et si vous organisiez des journées portes ouvertes ? Loin d’être uniquement réservées aux grandes compagnies, elles sont aussi accessibles aux structures plus modestes. Voici comment vous y prendre.

Pourquoi organiser des portes ouvertes ?

Pour la visibilité !

Les journées portes ouvertes sont une excellente façon de faire connaître une entreprise. Avec une communication ciblée, vous attirerez les visiteurs qui vous intéressent le plus : grand public ou professionnels, candidats ou clients, etc. Ce type d’événement peut même être purement informatif. Par exemple, des administrations publiques organisent aussi des portes ouvertes pour sensibiliser les citoyens et faire connaître leurs missions.

De plus, les gens sont de nature curieuse. Ils sont donc ravis de profiter d’une occasion de découvrir l’intérieur d’une entreprise. Réel intérêt ou simple curiosité, les portes ouvertes leur donnent l’opportunité de découvrir les coulisses, l’envers du décor. Et si l’événement satisfait suffisamment leur curiosité, les visiteurs en parleront largement autour d’eux ensuite. Parfait pour booster votre visibilité !

Conseils pour une organisation optimale

En pratique, organiser des portes journées demande autant d’implication qu’un autre événement. Voici quelques conseils pour les gérer correctement :

• Définissez l’objectif de votre événement : informer, recruter, vendre, etc.
• Établissez le parcours de la visite : quels endroits seront accessibles aux visiteurs ? Lesquels sont confidentiels et devront absolument être bloqués ? Comment s’enchaînera la visite ? Proposerez-vous des visites guidées, des panneaux d’information, des vidéos, des stands d’information, etc. ?
• Prévoyez des goodies, des flyers et d’autres souvenirs à distribuer aux visiteurs. Pensez aussi aux collations, toujours appréciées lors d’événements !
• Assurez-vous que l’entrée du bâtiment soit parfaitement visible et accessible. Installez également des panneaux indiquant les lieux pratiques (toilettes, cafeteria, sortie, etc.).
• Nettoyez et décorez vos locaux, pour les rendre aussi agréables que possible.

Bien sûr, l’organisation des portes ouvertes nécessite aussi de gérer le planning de votre personnel. Si les visites ont lieu sur le temps de travail, il faudra mettre leurs missions en attente. Et si elles se déroulent en dehors, vous devrez prévoir des compensations (congés ou rémunération supplémentaires).

Si tout votre personnel est sollicité pendant vos portes ouvertes, vous pourrez également confier votre standard téléphonique à Bureau24. De cette façon, une télésecrétaire gérera votre accueil téléphonique et vous ne manquerez aucun appel.

Communiquez, encore et encore

Évidemment, vous devrez aussi miser sur une excellente communication autour de vos portes ouvertes. Il s’agit de communiquer efficacement en amont, pour attirer les foules. Puis d’entretenir l’engouement en communiquant aussi après l’événement.

Choisissez vos messages et vos canaux de communication en fonction de vos cibles et de vos objectifs : campagne d’affichage, e-mailing, annonce sur une radio locale, diffusion auprès des universités, etc. Si vos portes ouvertes sont plutôt réservées à un public VIP, vous pouvez même envoyer des invitations nominatives.

Pour aller encore plus loin, pensez à activer notre service de télésecrétariat avant vos portes ouvertes (la secrétaire répondra alors aux questions des appelants intéressés par l’événement) et après (pour maintenir le contact avec les visiteurs) !

 

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