Le métier de télésecrétaire : fonctions et avantages

Le métier de secrétaire est vieux comme le monde. On peut imaginer les secrétaires de la préhistoire tailler à coup de silex sur un tibia de mammouth les messages reçus par signaux de fumée. On peut aussi bannir la famille Pierrafeu de notre article et s’en tenir à des faits historiques : le secrétariat, métier réservé aux hommes avant 1870, s’est féminisé petit à petit, et a largement évolué avec la technologie. La profession a connu une évolution décisive dans les années 1990 : l’avènement de l’informatique et des nouvelles technologies de la communication ont permis l’arrivée de secrétaires d’un genre nouveau : les télésecrétaires, qui travaillent à distance. Et si le secteur du télésecrétariat a connu un essor spectaculaire, c’est qu’il répond à de vrais besoins des petites entreprises. Quelles sont donc les fonctions que peuvent tenir votre télésecrétaire ? Et quels sont les avantages d’un tel service ?

Télésecrétaire : un métier aux multiples fonctions

D’abord porté par le secteur médical, le télésecrétariat a bien vite su offrir des services pour épauler PME, TPE, libéraux et artisans dans les défis du quotidien. Le télésecrétariat offre aux entreprises de toute taille des services sur-mesure pour répondre à tous les besoins.

La fonction première de votre télésecrétaire est bien sûr d’assurer un service de permanence téléphonique professionnel. Dans ce cadre, votre secrétaire à distance suit vos instructions pour répondre à vos clients et prospects en respectant au plus près la politique de votre entreprise. Elle peut aussi être chargée de vos transferts d’appel. Chez bureau24, nous vous offrons en outre des notifications d’appel en temps réel, par e-mail ou SMS.

Votre télé-secrétaire se charge aussi de la gestion d’agendas et de la prise de rendez-vous. Elle peut également assurer la réception d’appels internationaux, dans la langue maternelle des appelants. Nous assurons ainsi nos services non seulement en français, mais aussi en allemand, anglais, espagnol et italien.

Des compétences pointues

Votre télésecrétaire assure donc tout simplement les mêmes missions qu’une secrétaire traditionnelle. À ce titre, les compétences exigées pour exercer le métier sont les mêmes. La qualité essentielle de toute télésecrétaire est de disposer d’un bon relationnel, pour une communication à la fois professionnelle et chaleureuse. La maîtrise pointue des outils informatiques est également obligatoire – et chez bureau24, nous assurons aussi une formation en interne pour toutes nos collaboratrices.

Autre exigence : avoir le sens de l’organisation ! Une excellente orthographe est aussi un requis pour exercer le métier. Enfin, certains secteurs d’activité ont des exigences particulières. Si vous exercez dans le domaine juridique ou médical, alors votre télésecrétaire doit avoir suivi une formation spécifique.

Le télésecrétariat : un service aux multiples avantages

Les avantages à tirer d’un service de secrétariat externe sont nombreux. Le gain économique peut être considérable. Les services offerts sont entièrement modulables, peuvent être ponctuels ou récurrents, et la souplesse des options proposées permet de répondre à tous les besoins, qu’il s’agisse d’assurer la permanence téléphonique pendant une réunion, ou de proposer un accueil 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.

Le télésecrétariat offre aux entreprises, même de petite taille, même avec des capacités financières limitées, la possibilité de disposer d’un service d’accueil téléphonique véritablement professionnel pour offrir une bonne image de l’entreprise.

Externaliser son service de secrétariat, c’est aussi gagner du temps – vos collaborateurs seront libres de se concentrer sur leurs tâches sans avoir à se soucier du téléphone.

Le télésecrétariat : au service des entreprises

Le secret du succès du secteur du télésecrétariat est donc simple : les télésecrétaires, par leur professionnalisme, par leur formation, répondent à un besoin essentiel de toute entreprise. Et vous, quelle est votre expérience du télésecrétariat ? N’hésitez pas à nous le faire savoir – les commentaires sont là pour ça !