Le secrétariat à distance: un levier adapté aux besoins des start-up en croissance

Une fois qu’une start-up s’est lancée et connaît ses premiers succès, la question de sa croissance se pose rapidement. Cette croissance de la start-up passe par des investissements en termes humains et technologiques: le secrétariat à distance peut répondre à ces deux critères en même temps. 
Le secrétariat externalisé est une solution de travail à distance offerte par certains centres, ou freelances, qui utilisent leurs propres moyens humains et technologiques pour répondre aux besoins des start-up en croissance.

En quoi le télésecrétariat peut répondre aux besoins des start-up ?

Un secrétariat externalisé est un ensemble de moyens technologiques et humains mis à la disposition des start-up pour assurer et accompagner leur développement. Ces services adaptés passent par l’utilisation du mail, du fax, du téléphone, de messageries instantanées pour recevoir des instructions ainsi que travailler et communiquer avec les clients.

Un secrétariat externalisé a l’avantage de fournir toute une gamme de services et une plus-value à la start-up grâce à des profils diversifiés et compétents : marketing, web, informatique, traduction communication… Toutes les compétences dont peut avoir besoin une start-up, sans même parfois y penser. Sans pour autant qu’elle en subisse les contraintes matérielles ou physiques, le travail de secrétariat est dématérialisé pour l’entreprise cliente.

En effet l’avantage pour les start-up, qui n’ont souvent pas de grands locaux ou beaucoup de moyens pour investir, est de pouvoir embaucher en économisant (par exemple sur le matériel) puisque le secrétariat externalisé va utiliser ses propres équipements, payer ses propres taxes et assurances, ses factures. Cette solution d’externalisation peut également servir dans le cas d’un besoin plus ponctuel, pour un projet ou une mission temporaires : faire face à un afflux de commandes en saison, un besoin ponctuel de traduction, un congé ou une absence à remplacer…

Le télésecrétariat est une réponse et une solution immédiate et flexible aux besoins de la start-up en croissance. C’est le gage d’une meilleure organisation et de déléguer à des personnes compétentes et formées. C’est donc l’occasion de perfectionner son organisation et de déléguer des tâches qui prennent du temps comme : les e-mails, le téléphone, la prise de rendez-vous, la gestion des médias sociaux, la comptabilité…

Le télésecrétariat comme spécialisation

Contrairement à une idée répandue, les services de télésecrétariat ne se limitent pas à répondre au téléphone ou à prendre des rendez-vous. Depuis que le digital a pris de l’importance dans la vie des entreprises et depuis que le travail à distance a été facilité, de nombreuses spécialisations sont apparues au service des entreprises. Le but étant une rationalisation des coûts et le recours à un service spécialisé. Le télésecrétariat a ouvert ses portes à de multiples profils et compétences techniques adaptés aux besoins des start-up et des nouveaux marchés.

Une start-up peut maintenant trouver dans un secrétariat externalisé des profils aussi variés que :

• Les métiers du web (référencement, conception, blogs, sites…)
• Traductions
• Marketing digital
• Développeur (logiciels)
• Protection et sécurité des données
• Études de marché
• Call center

De quoi constituer une véritable équipe opérationnelle ; organisée et déjà formée aux besoins et exigences de la start-up. Grâce à sa capacité, le secrétariat externalisé peut s’adapter aux demandes des entreprises en termes d’horaires, de disponibilité, d’effectifs. Cette flexibilité est un véritable atout pour la start-up qui décolle et qui ne connaît pas encore forcément ses besoins à l’avance.
De plus le secrétariat externalisé est une entreprise aussi, il a donc l’avantage de connaître les besoins et fonctionnements d’une autre entreprise. On peut alors plutôt parler de partenariat stratégique. Bien utilisé ce partenariat peut devenir une véritable arme pour se démarquer de la concurrence en ayant à disposition un véritable relais sans que pour autant la compétitivité de l’entreprise soit engagée.