Les avantages d’une sécrétaire à distance

La plupart des entreprises mettent une ligne téléphonique à disposition de leurs clients ou même du grand public. Qu’il s’agisse d’une ligne directe ou d’un standard téléphonique, ce canal de communication représente un lien direct entre l’entreprise et l’extérieur.

Les enjeux sont donc importants, aussi bien en termes d’image que de potentiel commercial et de gestion relationnelle. Considérant cela, vous n’avez pas le choix : il vous faut un accueil téléphonique de grande qualité, quelle que soit la taille de votre structure. Au lieu d’embaucher une secrétaire téléphonique, et si vous optiez pour l’externalisation ? Découvrez tout ce qu’une secrétaire externalisée peut vous apporter… ainsi qu’à vos clients !

 

Vous gagnez du temps…

Le premier gros avantage de déléguer la gestion de votre standard téléphonique est le gain de temps. Pendant que la secrétaire externalisée répond à vos appels, vous pouvez pleinement vous consacrer à vos propres missions, sans être dérangé par le téléphone. Saviez-vous qu’après une interruption – un coup de fil par exemple – il fallait jusqu’à 25 minutes pour réussir à se replonger dans son travail ? Cela signifie qu’en recevant « seulement » trois appels dans la journée, vous perdez potentiellement 1h15 de productivité. Alors mieux vaut vous décharger de cette corvée aussi vite que possible !

 

… tout en réalisant des économies

Certes, un standard téléphonique peut être géré par une secrétaire traditionnelle. Mais contrairement à cette employée, une télésecrétaire n’a pas besoin de bureau, ne prend pas de congé payé, n’a pas d’absence pour maladie, ne suit pas de formations, etc. Autant de contraintes que vous devrez assumer. Mises bout à bout, ces économies font qu’une secrétaire externalisée ne vous coûtera pas plus de 10 % du coût d’une assistante administrative classique.

 

Vos appelants se sentent bien accueillis…

Évidemment, vos interlocuteurs aussi ont tout à y gagner. En faisant confiance à une télésecrétaire de bureau24, chacun de vos appelants est reçu de manière professionnelle et agréable par une experte de l’accueil téléphonique. Il se sent écouté et considéré, et est dans de meilleures dispositions pour s’exprimer. De plus, si vous optez pour une permanence téléphonique, vos appels sont pris en charge 24h/24 et 7j/7, même les weekends et les jours fériés. De même, avec le standard multilingue, améliorez encore plus l’expérience client de chaque interlocuteur étranger !

 

… sans même savoir qu’ils parlent à une secrétaire externalisée

Pour finir, rassurez-vous : vos contacts ne sauront à aucun moment qu’ils sont en communication avec un secrétariat externalisé. Une télésecrétaire qualifiée a une parfaite connaissance de son client et suit ses instructions à la lettre. Si vous le souhaitez, elle se présente donc en votre nom et agit comme si elle faisait partie intégrante de votre équipe. Elle fournit les informations adéquates, prend les messages et transfère les appels selon vos exigences. Cela en toute discrétion, pour vos clients n’y voient que du feu.

Grâce à une secrétaire externalisée, vous offrez la meilleure image possible de votre entreprise, à travers un accueil téléphonique soigné et professionnel. Et surtout, vous ne manquez plus une seule opportunité !