Les bonnes pratiques du mail professionnel

Selon une étude de 2017, les répondants reçoivent en moyenne 49 mails professionnels par jour. Si vous voulez que votre mail soit lu, vous devez donc vous démarquer des dizaines d’autres qui le côtoieront dans la boîte mail de votre destinataire ! Pour cela, suivez ces bonnes pratiques du mail professionnel.

À qui est destiné votre mail professionnel ?

Avant même de rédiger votre mail professionnel, vous devez vous poser la question suivante : à qui est-il destiné ? D’une part, la réponse vous aidera à formuler votre message de la meilleure façon possible. D’autre part, elle vous évitera d’envoyer ce mail à des personnes qui ne sont pas intéressées.

En entreprise, les copies multiples et les « répondre à tous » sont de véritables fléaux qui surchargent les boîtes mails et font perdre un temps considérable aux destinataires non concernés. Alors ne faites pas ces erreurs et utilisez ces options à bon escient !

Un objet clair

Passons maintenant à la rédaction de votre mail. La première chose que verra votre destinataire est l’objet et éventuellement un extrait de votre message. D’ailleurs, sachez que 80 % des répondants de l’étude précédente ouvrent un mail professionnel parce que son objet est pertinent. Si vous voulez que le vôtre soit ouvert, prévoyez donc un objet et une accroche aussi explicites que possible.

En pratique, préférez un objet court, avec des mots-clés facilement identifiables par l’intéressé(e). Et commencez votre message de manière assez directe, sans formules alambiquées. Dans un contexte professionnel plus qu’ailleurs, votre destinataire n’a pas de temps à perdre. Alors optimisez votre temps d’attention !

Soignez le fond et la forme

Ensuite, pour ce qui est de votre mail en lui-même, vous devez aussi bien soigner le fond que la forme. Bien sûr, adaptez votre niveau de langage à votre destinataire et restez professionnel en toute circonstance. Gardez en tête qu’un mail constitue une trace écrite, même s’il s’agit d’une version digitale. Mesurez donc vos propos et employez des formulations correctes.

Puis, toujours pour faire gagner du temps à votre interlocuteur, privilégiez des phrases courtes et rédigez une idée par paragraphe. Si votre mail s’avère trop long, vous devrez peut-être envisager un autre moyen de communication (comme le téléphone ou la réunion).

Terminez par une formule de politesse courte, de type « cordialement », « merci d’avance » ou « bien à vous ». Ici encore, évitez les tournures trop formelles, réservées aux courriers papier.

Et que mettre dans votre signature mail ?

Pour finir, votre mail professionnel doit contenir une signature tout aussi soignée. Selon votre situation, vous pouvez indiquer diverses informations :

• Prénom et nom.
• Votre fonction, pertinente pour que votre interlocuteur sache à qui il s’adresse.
• Votre numéro de téléphone (fixe et/ou mobile) apporte une touche plus personnelle, puisqu’il donne la possibilité à votre contact de vous parler de vive voix s’il le souhaite. Attention, ne mentionnez votre numéro que si voulez recevoir des appels ! Et si vous risquez de ne pas être assez joignable, confiez la gestion de votre standard à une télésecrétaire de bureau24. Ponctuellement ou en continu, elle répondra en votre nom et prendra les messages pour vous.
• Quelques informations sur votre entreprise : nom, adresse postale, site web, etc.
• Certains ajoutent même une image (logo ou photo de profil) dans leur signature.

Conclusion

Au-delà de la simple rédaction, vous devez donc apporter un soin particulier à tous les mails professionnels que vous envoyez.

 

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