Les clés d’une gestion de projet efficace

La gestion de projet est une mission complexe, qui demande des compétences et une expertise. Ne s’improvise pas chef de projet qui veut ! En effet, de nombreux facteurs impactent le bon déroulement d’un projet, et c’est au coordinateur de les gérer au mieux. Voici donc les clés d’une gestion de projet efficace.

1.   Définir le périmètre du projet

Pour gérer un projet efficacement, il est essentiel de commencer par définir clairement son périmètre. Aussi appelé « scope », il désigne tout simplement l’étendue des tâches à accomplir, sur base de l’objectif à atteindre. Généralement, un projet donne lieu à un livrable, qui doit être rendu à une date fixée en amont.

En tant que chef de projet, c’est donc à vous de définir le scope du projet avec le donneur d’ordre. Cela évitera des malentendus futurs et vous aidera dans votre gestion.

2.   Planifier correctement les étapes

Puis, une fois le périmètre du projet fixé, vous devez impérativement le planifier. En mêlant organisation et projection, vous découpez le projet en différentes tâches complémentaires. Pour chacune, évaluez la durée nécessaire et l’échéance prévue. En tenant compte des implications des tâches les unes sur les autres.

Concrètement, il est possible que la tâche A doive être terminée avant de démarrer la tâche B. Mais de son côté, la tâche C peut peut-être être réalisée en parallèle. Une bonne planification consiste alors à optimiser l’enchaînement et la réalisation des tâches, pour ne pas perdre de temps.

3.   Choisir les acteurs clés et les ressources

Troisièmement, un projet nécessite des ressources, aussi bien humaines que matérielles et financières. Identifiez donc les acteurs clés de votre projet, selon leurs compétences et leurs disponibilités. Puis attribuez clairement des responsabilités à chacun, pour permettre une meilleure coordination. Et encouragez aussi la collaboration pour obtenir de meilleurs résultats.

En complément, si vous ne voulez pas être sans cesse dérangé par des appels téléphoniques, vous pouvez confier votre standard à une télésecrétaire. Selon vos besoins, bureau24 vous permet d’activer le service en quelques clics, pour la durée nécessaire. Pendant que vous travaillez sur votre projet, une secrétaire à distance gère votre accueil téléphonique, prend les messages et coordonnées, gère votre agenda, etc. Et vous envoie des notifications en temps réel.

Enfin, procurez-vous les ressources matérielles dont vous avez besoin : machines, logiciels, outils, etc.

4.   Assurer un suivi efficace

Pour finir, le suivi du projet est incontournable pour en assurer la bonne progression. Pour vous aider, le mieux est de définir des indicateurs de performance (KPIs) et de suivre leur évolution. Analysez aussi l’état d’avancement de chaque tâche, afin d’identifier les éventuels points bloquants le plus tôt possible.

De cette façon, vous pourrez réagir plus rapidement en cas de souci. Et si besoin, il sera même possible d’ajuster votre planification, vos ressources, voire vos délais de livraison.

Par ailleurs, le suivi doit se faire en étroite collaboration avec votre équipe projet. Vous pouvez par exemple organiser des points réguliers avec chaque membre et des réunions avec toute l’équipe pour avoir une vision globale.

Conclusion

En suivant ces quatre bonnes pratiques, votre gestion de projet sera plus efficace et vous donnera de meilleurs résultats.

 

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