L’importance des communications téléphoniques en entreprise

Les appels téléphoniques n’ont plus la place centrale qu’ils occupaient il y a quelques décennies. Les entreprises disposent maintenant de nombreuses autres options de communication, telles que l’e-mail, le SMS et les réseaux sociaux. La communication téléphonique est peut-être plus lente que celle des nouveaux médias, mais elle présente quand même des avantages dans un monde de plus en plus impersonnel. L’appel téléphonique, qui repose sur la voix humaine, crée une connexion que d’autres canaux peuvent ne pas avoir. Il reste ainsi une composante importante de l’entreprise.

Personnel et immédiat

Mis à part la communication en face à face, un appel téléphonique reste le meilleur moyen d’obtenir une réponse personnelle. Si la personne que vous avez appelée est disponible, vous pouvez discuter en direct et sans délai.

De plus, avec d’autres formes de communication (comme l’envoi de SMS ou d’e-mails), vous laissez un message écrit et espérez une réponse rapide. Les appels téléphoniques vous permettent eux aussi de laisser un message, mais sous forme vocale. Ainsi, l’appelant peut enregistrer un message vocal détaillé, sans avoir à le rédiger ni à chercher les meilleures formulations à l’écrit. Encore mieux, il est possible de confier votre ligne téléphonique à une secrétaire à distance de bureau24 lorsque vous n’êtes pas disponible. Elle répondra à vos appelants pour vous et prendra leurs messages !

La communication, c’est plus que des mots

Ensuite, la théorie de la communication d’Albert Mehrabian mentionne trois composantes d’une communication efficace :

• le langage corporel représente 55 % du message,
• le ton de la voix 38 %,
• les mots prononcés seulement 7 %.

 

Si l’on reprend le cas du téléphone, le ton que vous utilisez donne de la dimension et de l’émotion aux mots, augmentant ainsi l’efficacité de la communication. Certains langages corporels, comme le sourire et le fait de se tenir debout tout en parlant, peuvent aussi se manifester dans la conversation téléphonique.

À l’inverse, les textos et les courriels ne sont que des mots pouvant être interprétés par le destinataire. Ils ne bénéficient pas de l’avantage de la voix, du ton et du langage non verbal.

 

La valeur de la communication interactive

Dans un contexte purement professionnel, la communication orale permet aussi une meilleure interactivité en interne et avec l’extérieur.

Notamment, les téléconférences réunissent des gens de toute l’organisation, quelle que soit leur localisation. Les participants peuvent facilement assister à la réunion à distance, en évitant les déplacements et les réservations de salles. Les conférences téléphoniques peuvent également être combinées avec la vidéoconférence, pour visionner des présentations ou des sites web par exemple.

 

Appels téléphoniques et confidentialité

Enfin, certaines discussions délicates ne peuvent pas avoir lieu par écrit, et doivent se faire par téléphone. Par exemple, il vaut mieux gérer les condoléances, les questions disciplinaires et les sujets confidentiels via un appel téléphonique personnel. Prendre le temps de passer un appel a plus de poids qu’un SMS ou un e-mail impersonnel. Et si la communication est unidirectionnelle, les questions délicates peuvent aussi être mal interprétées.

De plus, les messages écrits sont potentiellement reconnus comme des documents légaux. Cela signifie qu’ils peuvent être utilisés comme preuves, même longtemps après leur suppression. De leur côté, les messages vocaux supprimés ne peuvent pas être récupérés et ne laissent donc pas d’enregistrement de la conversation.

 

Si vous avez relégué la communication téléphonique au second plan, peut-être auriez-vous intérêt à lui redonner une place plus importante dans votre entreprise. Vous en tirerez bien des bénéfices !