Pic d’activité : 4 erreurs à ne pas faire

Tout au long de l’année, la charge de travail est souvent inégale. Et d nombreux professionnels sont également concernés par des pics d’activité, qui se traduisent par un afflux de commandes / dossiers à traiter en même temps.

De tels pics sont généralement ponctuels, et peuvent survenir de manière récurrente à certaines périodes spécifiques. Quel que soit le contexte, vous avez tout intérêt à bien gérer vos pics d’activité lorsqu’ils se présentent. Voici une liste de 4 erreurs à ne pas commettre dans cette situation :

 

1.    Continuer comme le reste de l’année

La première erreur est de continuer à gérer votre activité comme vous le faîtes en temps normal. En période de pic d’activité, la charge de travail augmente. Vous devez donc adapter votre fonctionnement pour être capable d’assumer cette surcharge passagère. Dans le cas contraire, vous risquez de mettre votre entreprise en difficulté.

En pratique, il s’agit de mieux vous organiser et de gagner en flexibilité. Cela peut passer par une hausse de la productivité (en intensifiant le rythme de travail), des heures supplémentaires ou encore l’adaptation des délais de livraison. Cependant, gardez en tête que ces ajustements seront temporaires ; ils vous permettront uniquement de mieux gérer les pics d’activité. N’en faîtes pas un fonctionnement « normal ».

 

2.    Ne pas vous faire aider

La deuxième erreur courante est de vouloir tout gérer tout seul, même lors d’un pic d’activité. Mais si la charge de travail dépasse largement vos capacités et celles de votre équipe, vous n’aurez pas le choix. Pour tenir vos engagements et honorer vos contrats, vous devrez demander de l’aide. Comment ? En externalisant.

Confier certaines tâches à un prestataire externe peut vous décharger et vous aider à passer le cap sans heurt. Vous bénéficierez des compétences de professionnels pour la durée dont vous aurez besoin uniquement. Cela sans subir les contraintes liées à l’embauche – même provisoire – de personnel. Par exemple, demandez à www.bureau24.fr de gérer votre standard téléphonique pendant que vous traitez vos dossiers.

Une autre solution est de recourir à des CDD ou des intérimaires. Ainsi, vous aurez plus de main d’œuvre pendant le pic d’activité. Mais cette option reste plus contraignante et moins flexible que l’externalisation.

 

3.    Manquer d’anticipation

Cette troisième erreur est également courante. Pourtant, elle peut facilement être évitée. Il s’agit du manque d’anticipation. Typiquement, de nombreuses entreprises connaissent les mêmes pics d’activité à des moments très précis (par exemple juste avant les fêtes de fin d’année ou à la rentrée de septembre). D’une année sur l’autre, elles devraient donc pouvoir anticiper un minimum les surcharges de travail qui les attendent à ces périodes. Or c’est rarement le cas en réalité.

Si vous observez des pics d’activité à certains moments de l’année, anticipez donc pour l’année suivante. Et surtout, adaptez votre organisation en conséquence : congés du personnel, répartition des projets, planning, contact des prestataires externes, etc. Ainsi, vous serez mieux préparé et gérerez plus efficacement vos pics d’activité prévus.

 

4.    Refuser de nouvelles commandes

Enfin, vous être sûrement tenté de refuser de nouveaux projets durant votre pic d’activité. Manquant de temps et de ressources pour gérer vos encours, vous ne voulez pas augmenter votre charge de travail avec de nouvelles commandes. Mais qu’en est-il de l’après pic d’activité ?

Une fois passée cette période intense, votre entreprise continuera à fonctionner. Cela signifie qu’il vous faudra d’autres contrats, projets, commandes, etc. Si des opportunités se présentent durant le pic d’activité, ne fermez pas ces portes. Proposez de reporter les discussions à un moment plus calme, étendez les délais, etc. Penser à l’après fait aussi partie de l’anticipation de votre activité !