Pour des réunions courtes et efficaces

De la plus grande multinationale à la TPE, jusqu’au simple duo de souris de laboratoire aux rêves de domination mondiale, tout le monde utilise la réunion : on s’y exprime, on échange, on dresse des plans d’action, on y travaille tout simplement au développement de l’entreprise. Et les statistiques montrent qu’on y passe du temps, beaucoup de temps : un cadre passe en moyenne… 16 ans de sa vie en réunion. Une réunion bien menée, c’est une direction claire, de l’action pour une entreprise. Mais quand 75% des cadres estiment y perdre leur temps, une réunion, c’est aussi un gouffre financier. Comment donc organiser ses meetings pour qu’ils contribuent effectivement à la vie de l’entreprise, plutôt que de lui nuire ? Voici quelques pistes pour répondre à une question plus fondamentale qu’il n’y paraît.

Préparez vos réunions en amont

La première étape suit une idée simple : il ne faut organiser que les réunions qui méritent d’être tenues. De nombreuses questions peuvent simplement être réglées par email. Il faut donc analyser les besoins de l’entreprise, et déterminer si une réunion représente le bon format pour y répondre. Il existe autant de types de réunions que de défis à relever : information, évaluation, résolution des problèmes, concertation, prise de décision…

Il est donc essentiel de déterminer en amont les objectifs de la réunion, d’établir un ordre du jour, et de s’y tenir pour ne pas dérailler vers des sujets de moindre importances. La communication est aussi essentielle : communiquez en avance l’ordre du jour à vos collaborateurs, pour leur permettre de se préparer.

Capacité de concentration

Organiser une réunion efficace, c’est aussi prendre en considération le facteur humain. N’organisez jamais de réunion après le déjeuner : la digestion est généralement un moment où le cerveau refuse de répondre. Choisissez un bon orateur pour mener les opérations, qui ne doit pas nécessairement être le patron ou les plus hauts échelons du management. Après tout, une réunion est un terrain d’échange, et un canal privilégié d’expression avec sa hiérarchie.

Prenez aussi en compte les limites inhérentes à l’être humain. Notre capacité de concentration n’est pas illimitée, et après une heure, notre attention s’envole vers d’autres cieux où toute notion de productivité est notoirement absente. En bref : on perd son temps. Une réunion efficace est courte, bien menée, et suit une organisation précise.

Petit comité

 Il faut aussi que les participants soient engagés. Bannir les téléphones portables est pour cela une piste : impossible de jouer à Candy Crush (ou de vérifier ses mails et ses notifications, remarquez) sans le précieux appareil entre les mains.

Mais le mieux est encore de prévenir la tentation. Pour encourager la participation active plutôt que l’ennui pur et simple, la meilleure solution est encore d’organiser ses réunions en petits comités, où chacun a quelque chose à dire. Plus il y a de monde lors d’un meeting, plus les participants se sentent déresponsabilisés, et plus leur esprit s’autorisera à vagabonder bien loin des considérations pour lesquelles ils sont rémunérés.

Mémoire visuelle

Autre clé du succès : du contenu engageant. Oui, c’est parfois un défi, surtout quand l’ordre du jour ressemble à une litanie funèbre de statistiques et de chiffres aussi essentiels que franchement barbants.

Mais la forme de la présentation compte. Les études tendent à prouver que la mémoire visuelle est plus efficace que la mémoire auditive. Parler, c’est donc bien, et illustrer, encore mieux. Une présentation PowerPoint, ou ne seraient-ce que quelques phrases sur un tableau aident à suivre et à retenir ce qui se passe. Sachez simplement utiliser le visuel comme un support sans le laisser phagocyter l’essentiel de votre présentation.

Debriefing

Votre réunion a été productive, a permis à votre entreprise d’aller de l’avant, et personne ne s’y est endormi ? Champagne ! Mais de la même façon qu’une réunion se prépare en amont, elle doit aussi de gérer en aval. Rédigez des compte-rendus et des résumés de vos réunions, pour mettre en avant les décisions prises et ne pas les laisser sombrer dans un oubli passablement mal-venu.

Une touche d’originalité ?

Au final, tous ces points, pour essentiels qu’ils soient, ne sont que des généralités. Gardez-les à l’esprit, appliquez-les, en les fondant dans votre propres méthodes. Il y a une infinité de façons de mener ses réunions. Le format classique reste encore la table ronde autour du café-croissant. Certains décident plutôt de mener leurs meetings debout, pour favoriser la concentration et s’assurer que tous les interventions soient concises et ne déraillent pas. L’idée est poussée encore plus loin par le concept du plank meeting : les participants se reposent au sol lorsqu’ils ne parlent pas, tandis que l’orateur doit maintenir une position en planche (d’où le nom, plank, en anglais), physiquement compliquée, et qui encourage l’intervenant à ne pas perdre de temps.

Et de votre côté, quels sont vos secrets pour une réunion réussie ? N’hésitez pas à les partager avec nous dans les commentaires !