Professionnels de santé : comment organiser efficacement vos rendez-vous avec vos patients ?

Médecin, infirmier libéral ou maison médicale, tous les professionnels de santé doivent se montrer disponibles pour leurs patients. Et cela passe notamment par une bonne organisation des rendez-vous médicaux. Mais comment faire pour gérer toutes les demandes alors que vous êtes en consultation ou en déplacement ? Comment organiser efficacement vos rendez-vous avec vos patients ?

Choisissez un agenda adapté

Les professionnels de santé, qu’ils exercent seuls ou dans un cabinet partagé, doivent réussir à organiser efficacement leurs rendez-vous médicaux. Cela passe évidemment par la gestion de leur agenda.

La première chose est d’adopter un agenda adapté à votre activité : électronique ou papier, semaines avec ou sans week-end, découpage des journées en demi-heures, en quarts d’heure ou toutes les 5 minutes, etc. Par exemple, un dentiste aura des besoins différents d’un médecin généraliste ou d’un gynécologue obstétricien. Tout simplement parce que les interventions ne sont pas les mêmes !

Planifiez au mieux les consultations

Prévoir une durée pour une consultation est souvent difficile. Tout dépend du problème du patient ! Il arrive donc régulièrement que les retards s’accumulent au fil des rendez-vous.

Pour réduire ce phénomène, l’idéal est d’abord de prévoir des plages horaires de durée moyenne (sur base des consultations standards dans votre discipline médicale), avec une courte période de battement entre les rendez-vous. Cette zone tampon absorbera une partie des retards. Elle permettra également de conserver un peu de temps pour les visites en urgence.

Ensuite, pour mieux estimer la durée de la consultation, vous pouvez demander au patient quel est son problème, au moment où il prend rendez-vous. Incitez-le également de vous prévenir suffisamment à l’avance en cas d’empêchement. Le cas échéant, cela vous permettra d’attribuer son créneau à un autre patient. De nombreux médecins facturent même les rendez-vous manqués ou annulés moins de 24h avant. Une punition très dissuasive !

Enfin, certains professionnels de santé prévoient aussi quelques plages horaires de consultation libre, pendant lesquelles les patients se présentent sans rendez-vous. Le médecin les reçoit alors par ordre d’arrivée. Mais ce type d’organisation est surtout envisageable lorsqu’une secrétaire médicale peut gérer l’accueil.

Déléguez votre standard téléphonique à une secrétaire médicale

Beaucoup de professionnels de santé répondent aux appels téléphoniques quand ils sont en rendez-vous ou en déplacement chez un patient. Mais concrètement, chaque appel est une interruption, qui perturbe la consultation :

• En interrompant le diagnostic, vous perdez le fil de votre pensée et augmentez les risques d’erreur.
• Répondre aux appels d’autres personnes en présence de votre patient n’est pas idéal en termes d’image et de confidentialité.
• Cela vous fait perdre du temps ! Il est déjà difficile d’estimer la durée nécessaire pour un rendez-vous. Si vous ajoutez à cette incertitude les perturbations des appels téléphoniques, vos rendez-vous vont s’étendre et vous prendrez du retard.

Pour éviter ces désagréments, confiez donc votre standard téléphonique à une secrétaire médicale ! Au lieu d’en embaucher une dans votre cabinet, vous pouvez même opter pour une télésecrétaire médicale, bien moins coûteuse.

Disponible lorsque vous en avez besoin (24h/24 et 7h/7, si nécessaire), votre secrétaire bureau24 gèrera tous vos appels entrants. Vos patients seront alors accueillis par téléphone et recevront les informations qu’ils espèrent. Ils aussi pourront prendre rendez-vous et vous transmettre des messages. En cas d’urgence, votre secrétaire à distance pourra même vous transférer l’appel, selon vos spécifications.

Conclusion

Aussi bien pour réduire votre stress et optimiser votre temps, que pour améliorer le service rendu à vos patients, vous avez tout intérêt à organiser efficacement vos consultations. Pour cela, adoptez quelques bonnes pratiques et confiez votre accueil téléphonique à une (télé)secrétaire médicale qualifiée !

 

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