Secrétaire à distance : les clés d’une collaboration réussie

 

Vous en avez assez d’être interrompu dans votre travail par des appels incessants ? Vous aimeriez confier votre standard téléphonique à un professionnel ? Vous ne voulez ou pouvez pas recruter d’assistant administratif pour s’en charger ? Faites appel à une secrétaire à distance !

L’externalisation du standard est une solution efficace, fiable et flexible, qui s’adapte à vos besoins tout en offrant une image professionnelle à vos appelants. Mais pour que votre collaboration avec une télésecrétaire soit fructueuse, il faut prendre certaines précautions. Nous vous dévoilons les clés d’une collaboration réussie avec une secrétaire à distance :

 

1)   Sélectionnez la bonne télésecrétaire

Une relation prolifique et durable commence par le choix du prestataire adéquat. Comme nous l’avons détaillé dans cet autre article du blog, vous devez considérer plusieurs aspects afin de sélectionner la bonne télésecrétaire pour vous :

• Son expérience, qui garantit une réelle maîtrise des techniques de gestion du téléphone et une meilleure adaptation aux différents profils d’appelants.
• Ses compétences, entretenues par des formations régulières : communication, élocution, adaptabilité, sérieux, organisation, maîtrise d’autres langues, etc.
• Sa flexibilité, critère essentiel lorsque vous externalisez toute fonction de votre entreprise.
• Son professionnalisme, indispensable pour renvoyer une bonne image à tous vos appelants.

 

2)   Choisissez les options adaptées à vos besoins

Ensuite, le choix d’un service de télésecrétariat repose également sur les options disponibles. Si vous souhaitez que votre collaboration se passe au mieux, il faut choisir un prestataire qui propose des options adaptées à vos besoins. Par exemple :

• Standard multilingue.
• Permanence téléphonique, y compris pendant les week-ends, jours fériés et vacances.
• Gestion des rendez-vous.
• Transfert des fax par mail (en PDF).
• Offre sans engagement.

Surtout, n’hésitez pas à faire un essai gratuit. C’est une excellente façon de tester les options avant de vous décider.

 

3)   Fournissez toutes les informations nécessaires

Ensuite, votre secrétaire à distance doit disposer d’un maximum d’informations pour satisfaire au mieux vos besoins. Dès lors, vous devez lui fournir toutes les données pertinentes sur votre entreprise : dénomination, secteur d’activité, organigramme, nombre d’employés, clientèle, terminologies spécifiques, etc. Transmettez aussi les informations nécessaires sur les personnes recevant des appels : nom, prénom, fonction, service, horaires de travail, disponibilités (idéalement via le calendrier électronique), etc.

 

4)   Donnez des instructions claires

Pour finir, lorsque vous faîtes appel à un prestataire, il est essentiel de lui donner des instructions claires et complètes. C’est grâce à ce brief que la collaboration se déroulera dans les meilleures conditions possibles. Vous obtiendrez alors ce pour quoi vous payez, c’est-à-dire une réelle réponse à vos besoins.

Communiquez donc toutes vos instructions à votre secrétaire externalisée :

• Message d’accueil.
• Conditions de filtrage des appels.
• Critères de priorité des appelants.
• Informations particulières à demander aux interlocuteurs.
• Précisions à leur apporter.
• Éventuels documents à envoyer aux contacts.
• Message spécial au moment de raccrocher (tels que les vœux en période de fin d’année).

 

Suivez tous ces conseils et votre télésecrétaire bureau24 vous apportera entière satisfaction !