Secrétariat externalisé : la nouvelle tendance des entrepreneurs
- Externalisation secrétariat
Les sociétés qui proposent un service de secrétariat externalisé sont de plus en plus plébiscités par les petites et moyennes entreprises et cette tendance est vouée à se développer à l’avenir. Ce type de service présente en effet de nombreux avantages particulièrement intéressants pour les jeunes entrepreneurs, mais aussi pour les petites et moyennes entreprises, les professions libérales… Le site le Portail des PME nous explique même que l’externalisation est la clé du développement des petites entreprises.
Un service de secrétariat externalisé à la carte pour s’adapter à vos besoins
Un service de secrétariat virtuel peut prendre plusieurs formes. Il peut être assuré par un professionnel indépendant qui propose ses services et son expertise en direct à une ou plusieurs entreprises ou prendre la forme d’un service offert par une société de service qui propose un télésecrétariat à plusieurs sociétés. Ces deux services présentent toutefois les mêmes options de personnalisation.
Une secrétaire à distance peut en effet offrir une large gamme de services, prise d’appels téléphoniques, gestion des courriers, envois des relances et des devis, réalisation de plaquettes… Il est ainsi possible de sélectionner la prestation qui correspond exactement aux services dont vous avez besoin, sur la plage horaire qui vous intéresse.
Un service qui vous permet de réduire vos coûts en optimisant vos investissements
Un service de secrétariat externe présente l’avantage de vous facturer uniquement les services que vous utilisez, ce qui provoque automatiquement une réduction des coûts. En effet, alors qu’en employant une secrétaire vous serez obligés de la payer toute la journée, qu’elle ait ou non des tâches à réaliser, une secrétaire indépendante ne sera payée que lorsqu’elle travaille.
L’économie ne concerne d’ailleurs pas uniquement les charges de personnels, puisqu’externaliser un ou plusieurs postes de secrétariat vous permettra aussi d’économiser les coûts matériels. En évitant d’engager une secrétaire sur place, vous n’aurez pas besoin d’équiper son poste de travail, bureau, ordinateur… Un travailleur indépendant, prend lui-même en charge ce type de frais.
La différence de coût à l’année sera évidemment énorme, ce qui vous permettra de faire de belles économies tout en rationalisant vos charges afin qu’elles correspondent à vos besoins.
Un service qui s’adapte en temps réel à votre activité
Le contrat qui vous lie à un secrétaire externe ou à un centre qui propose ce type de services est généralement très flexible. Il est habituellement renouvelé à la semaine ou au mois en fonction de vos besoins.
Ce type d’engagement vous autorise et vous permet donc d’adapter en temps réel le service en fonction de votre activité. En cas de baisse de commandes et de période creuses, il suffit de réduire le nombre d’heures. Vous pourrez aussi très facilement augmenter le contrat ou même embaucher un ou plusieurs indépendants supplémentaires en cas de hausse de l’activité, pour vous permettre de faire face aux périodes les plus difficiles.
Profiter de compétences que vous ne possédez pas
Un service de secrétariat externalisé permet de trouver facilement une personne qui possède des compétences spécifiques dont vous avez besoin pour une courte durée. Un secrétariat virtuel vous offrira en effet la possibilité de profiter des services d’une assistance juridique, d’une ou d’un secrétaire spécialisé, de compétences rédactionnelles commerciales… dont vous pourriez avoir besoin pour seulement quelques jours ou quelques semaines. Nul besoin de vous engager sur une durée fixe, il est très facile de trouver des secrétaires externes que vous pourrez embaucher à la journée ou même à l’heure.
Alors que de plus en plus d’entrepreneurs critiquent la rigidité du droit du travail français, ce type de services à distance correspond parfaitement aux nouveaux besoins des entreprises. D’ailleurs, contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’externalisation même en direction de l’étranger, ne pénalise pas l’économie française. Nicolas Goldstein sur BFM Business nous explique en effet que le processus ne détruit pas d’emploi et qu’il permet même de dynamiser le marché.