Service de télésecrétariat : tentez l’expérience !

Certaines fonctions de votre entreprise peuvent tout à fait être externalisées. Dans ce précédent article, nous vous en avons listé plusieurs. Vous pouvez alors en espérer divers bénéfices, tant du point de vue financier qu’organisationnel.

Mais lorsqu’il s’agit de fonctions en relation directe avec le public, les professionnels se montrent plus frileux face à l’externalisation. On pense notamment à la gestion du standard téléphonique, qui présente des enjeux réels en termes d’image et de qualité de service. Pourtant, vous avez probablement intérêt à recourir à un service de télésecrétariat pour gérer votre accueil téléphonique. Si vous tentez l’expérience, voici les principaux avantages dont vous bénéficierez :

 

1.    Plus de flexibilité

En France comme dans de nombreux autres pays, il existe des lois et des règlements concernant les conditions de travail. Celles-ci concernent les installations matérielles, le salaire minimum, le temps de travail, l’assurance maladie, les congés payés, les formations professionnelles, etc. Ce sont des obligations auxquelles l’entreprise doit répondre lorsqu’elle embauche un salarié. Une façon d’éviter ces contraintes est d’engager une secrétaire à distance pour gérer votre téléphone et d’autres tâches administratives. De surcroît, contrairement aux employés, les assistants virtuels n’ont besoin d’aucune formation préalable. Ils sont opérationnels immédiatement.

 

2.    Des coûts plus abordables

Ensuite, vous économisez à deux niveaux lorsque vous faîtes appel à un service de télésecrétariat. Le premier est le coût d’embauche (et éventuellement de licenciement) d’un salarié ; et le second est le salaire versé à l’employé, qui n’est pas proportionnel au travail effectué. À l’inverse, une secrétaire virtuelle n’est rémunérée qu’en fonction du temps alloué à votre entreprise. Lorsqu’elle ne travaille pas pour vous, vous ne la payez pas. Et si vous avez besoin d’un service de permanence téléphonique, vous n’avez pas à payer de nombreuses heures de nuit à un salarié. De plus, ce n’est pas à vous de financer le matériel ou les formations de votre télésecrétaire.

 

3.    Professionnalisme et expertise garantis

Troisièmement, l’embauche d’une secrétaire virtuelle présente de nombreux avantages au niveau du poste en lui-même. Le plus intéressant est la capacité à gérer plusieurs tâches de manière hautement professionnelle. Le marché des assistants virtuels étant concurrentiel, les télésecrétaires enrichissent continuellement leurs compétences et leurs expertises pour rester compétitives. Par conséquent, une secrétaire à distance saura répondre au téléphone avec le plus grand professionnalisme. Mais elle sera également capable d’effectuer d’autres tâches administratives, comme des recherches sur internet, l’envoi de mails, la prise de rendez-vous, etc. Selon vos besoin, vous pourrez même opter pour une télésecrétaire spécialisée dans un domaine particulier (juridique, médical, immobilier…).

 

4.    Moins de personnel fixe

Enfin, externaliser votre gestion du standard téléphonique est intéressant pour limiter votre personnel. En effet, plus vous employez de gens dans vos locaux, plus vous avez besoin d’espace. Et plus les employés sont nombreux, plus vos coûts fixes sont élevés. Or, ces coûts non productifs doivent être réduits au minimum. Lorsque vous engagez des secrétaires virtuelles, vous pouvez augmenter la taille de votre effectif, sans augmenter les coûts fixes.

En matière de gestion du téléphone comme dans d’autres fonctions, le secret d’une externalisation réussie réside dans la sélection du bon prestataire. Faites confiance à bureau24 et vous ne serez pas déçu !