Standard téléphonique multi-lignes : à chaque appelant son destinataire !

Si vous travaillez au sein d’une entreprise, aussi bien une PME qu’une grande société, vous recevez certainement des appels variés. Selon leurs requêtes, vos interlocuteurs souhaitent alors être mis en relation avec un service ou une personne spécifique, qui saura lui répondre correctement. Grâce au standard téléphonique multi-lignes et à une bonne répartition des appels, chaque appelant est redirigé vers son destinataire !

La répartition des appels améliore votre service

Dans une société composée de plusieurs services, il est important que les différents interlocuteurs externes puissent joindre la personne adéquate en interne.

Concrètement, un client / prospect peut avoir une requête pour le service commercial, le département facturation ou encore le service après-vente. Et lorsqu’il vous contacte par téléphone pour une question ou un problème, il souhaite être mis en relation avec une personne compétente, apte à lui fournir une réponse claire.

De la même façon, un partenaire, fournisseur ou prestataire peut chercher à joindre votre service communication, comptabilité ou achat. Ici encore, votre contact voudra parler au collaborateur adéquat.

Pour vous assurer que chaque appelant réussisse à joindre l’interlocuteur qu’il souhaite, deux solutions sont alors envisageables :

• Soit vous communiquez un numéro de téléphone différent par service (ou éventuellement par employé). À ce moment, c’est à l’appelant de composer le numéro adéquat pour obtenir le bon contact. Attention, ce système peut être source de confusion et d’erreurs.
• Soit vous diffusez un numéro de téléphone unique, qui centralise tous vos appels. Le standardiste se charge alors de rediriger les interlocuteurs selon le motif de leur appel. Cette option est plus pratique pour les appelants, qui appellent un seul numéro.

Satisfaction client : le bon interlocuteur au bon moment

Par ailleurs, des sondages récents soulignent que les Français préfèrent encore utiliser le téléphone pour joindre le SAV, car le contact direct simplifie l’échange et la réponse est plus rapide. De plus, la plupart d’entre eux jugent acceptable d’attendre entre 2 et 4 minutes pour joindre un SAV.

Cependant, d’après une autre enquête, le service clients / consommateurs est totalement injoignable chez 19% des entreprises françaises ! Et une dernière étude révèle que seulement 13% des sociétés investissent pour améliorer leur SAV et en faire un réel atout (à la fois commercial et financier). Pourtant, un SAV efficace – notamment par téléphone – contribue grandement à la satisfaction client et aux profits de l’entreprise.

bureau24 répartit vos appels au sein de votre société

Pour répondre aux besoins des entreprises ayant plusieurs départements, bureau24 propose son service de télésecrétariat sur-mesure. Nous pouvons alors prendre tous les appels pour votre société et les transférer au service ou département concerné, en fonction des requêtes de chaque appelant. Ainsi, vos clients sont directement mis en relation avec l’interlocuteur demandé.

Pour aller encore plus loin, nous pouvons même transférer une partie de vos appels uniquement, selon leur urgence ou leur motif. De cette façon, vous (ou vos collaborateurs) n’êtes pas dérangés lorsque vous êtes en rendez-vous ou avez besoin de calme. Il vous suffit de communiquer vos instructions à la secrétaire virtuelle. Évidemment, elle vous notifiera chaque appel, même s’il n’est pas transféré.

Pour améliorer votre service et votre image d’entreprise, pensez donc à la répartition des appels entrants !

 

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