Time management : optimisez votre organisation pour gagner du temps !

Vous avez l’impression de toujours courir après la montre ? Vous manquez de temps pour réaliser tout ce que vous souhaitez faire ? Vous trouvez que des journées de 24 heures sont trop courtes ? Puisque vous ne pouvez pas changer le temps qui passe, il ne vous reste qu’une solution : optimiser votre organisation pour gagner du temps ! 

Prenez le temps de vous organiser

Trop prises par les tâches et les activités qui s’enchaînent, beaucoup de personnes vivent en flux tendu. C’est votre cas ? Vous avez aussi tendance à agir en pensant surtout à court terme ? Cette attitude peut vous donner l’impression d’éviter les pertes de temps. Pourtant c’est tout le contraire !

En réalité, en avançant au fil des tâches sans aucune planification, vous perdez du temps. En vous organisant mieux, vous pouvez davantage anticiper et optimiser votre agenda, en choisissant le meilleur moment pour effectuer chaque tâche, selon différents critères (durée, difficulté, urgence, etc.). Le tout en conservant quelques plages libres, qui serviront de « zones tampons » en cas d’urgences. Pour faire simple : réservez quelques minutes pour planifier votre journée, et gagnez un temps précieux !

Concrètement, selon une étude de 2014 publiée par la Dares (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques), 24% des Français travaillent environ 52 heures par semaine. Or, une meilleure organisation du temps de travail permettrait de réduire ce temps de travail hebdomadaire de quelques heures. Voyez donc votre planification comme un investissement !

Faites le tri dans vos tâches

Une autre source de perte de temps est la multiplication des tâches. Plus vous effectuez de travaux différents et plus il vous est difficile de passer de l’un à l’autre. La conséquence est doublement néfaste : vous mettez plus de temps à réaliser chaque tâche car votre cerveau n’est pas totalement focalisé dessus ; la transition entre deux tâches vous demande également un certain temps.

Vous devez donc faire un tri intelligent dans vos tâches, pour ne conserver que celles qui ne peuvent être réalisées par vous-mêmes. En clair, celles qui constituent votre cœur de métier. Les autres peuvent alors être déléguées, soit en interne, soit externalisées. Par exemple, vous pouvez confier la gestion de vos appels téléphoniques à une secrétaire, voire à une télésecrétaire, moins coûteuse. Elle répond alors au téléphone, prend les messages de vos appelants et vous aide même à gérer votre agenda. Grâce à une assistante virtuelle, vous vous déchargez ainsi de tous vos appels entrants qui vous interrompent régulièrement et pouvez vous concentrer sur vos propres tâches !

Accordez-vous des pauses

Intuitivement, on pense souvent qu’occuper chaque parcelle de son temps est signe de productivité. Mais en vérité, il est impossible d’être efficace à 100% durant une journée de travail. Pour gagner du temps, vous devez donc faire des pauses régulières. Cela permet de reposer votre cerveau, de retrouver votre concentration et de repartir du bon pied.

Par exemple, une étude de Draugiem Group (un groupe de médias letton) révèle que pour un emploi intellectuel, il est recommandé de travailler 52 minutes consécutives, puis de s’accorder 17 minutes de pause. De tels cycles constitueraient un rythme optimal de productivité. Cependant, il s’agit d’une moyenne : à vous de trouver votre propre cycle de productivité ! Évidemment, en complément de vos pauses régulières, vos périodes de travail doivent être efficaces et sans interruption, pour ne pas briser le cycle.

Conclusion

Pour gagner un temps précieux et réduire votre stress au quotidien, prenez donc le temps d’optimiser votre planning et de mieux organiser vos tâches… et veillez à vous accorder des pauses !

 

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