Comment prioriser vos tâches

Surtout en période de rentrée, on peut rapidement se sentir submergé par la reprise du travail. Clients, partenaires d’affaires et collègues rentrent de vacances et reprennent tous leurs dossiers laissés en suspens. Face à cette avalanche de travail, comment organiser votre agenda ? Voici comment prioriser vos tâches :

1.    Fixez-vous des objectifs

Tout d’abord, vous arriverez mieux à prioriser vos tâches si vous savez dans quelle direction aller. En d’autres termes, il s’agit d’avoir un but, qui vous aidera à évaluer l’importance et l’urgence de vos tâches… et donc à sélectionner lesquelles effectuer en priorité. Prenez donc le temps de vous fixer des objectifs, qui donneront un cadre à vos semaines de travail.
En pratique, définissez des objectifs à 30, 60 et 90 jours. Sur cette base, établissez un plan d’actions mensuel et hebdomadaire, en tenant compte de toutes les informations à votre disposition. Ensuite, réservez quelques instants au début et à la fin de chaque semaine pour examiner vos objectifs, vos actions et vos progrès.

2.    Priorisez votre journée de travail

Sur base de votre plan d’actions, notez les tâches spécifiques que vous devez accomplir chaque jour, avec le temps nécessaire pour les réaliser. Veillez à conserver un peu de marge dans votre emploi du temps, pour garder un minimum de flexibilité. L’idée est d’avoir un plan d’actions quotidien.
Vérifiez votre liste dès que vous arrivez au travail et affichez-la dans un endroit bien en vue. Pour rester sur la bonne voie, vérifiez-la régulièrement. Vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez accomplir en respectant votre liste de tâches !

Et si vous ne souhaitez pas être interrompu durant votre journée de travail, pourquoi ne pas déléguer la gestion de vos appels téléphoniques ? En activant le service de Bureau24, vous profitez des compétences et de la disponibilité d’une télésecrétaire professionnelle. Elle s’occupera de votre standard quand vous le souhaiterez et vous enverra des notifications en temps réel.

3.    Évaluez l’importance et l’urgence de vos tâches

Troisièmement, vous pouvez utiliser un outil très pratique pour prioriser vos tâches : la matrice d’Eisenhower. Elle permet d’évaluer une mission selon son importance et son urgence, et de prendre une décision en conséquence :

• Urgente et importante : à réaliser sans attendre.
• Importante mais peu urgente : à effectuer lorsque vous aurez plus de temps disponible.
• Urgente mais peu importante : creusez un peu le caractère urgent (pour qui ? pour quelles raisons ?) et idéalement, négociez le délai.
• Ni urgente ni importante : ces tâches peuvent carrément être abandonnées.

Et si vous identifiez des tâches qui peuvent aisément être réalisées par un collègue, n’hésitez pas à lui déléguer. Cela vous libérera davantage de temps pour les missions qui requièrent spécifiquement votre expertise.

4.    Réajustez si besoin

Enfin, lorsque les choses se compliquent, il est important de faire le point pour repartir sur de meilleures bases. Malgré une bonne planification, vous n’êtes jamais à l’abri d’imprévus. Votre journée ne se passera pas toujours comme vous l’avez prévu initialement. Mais ce n’est pas grave : respirez profondément et prenez du recul sur la situation.
Analysez l’état actuel des choses et réajustez votre approche. Généralement, il n’existe pas qu’une seule façon d’atteindre un but. Modifiez donc votre plan d’actions, de sorte à remplir votre objectif de manière différente.

 

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