Une secrétaire en ligne pour votre entreprise

Dans beaucoup de domaines, l’heure est à la digitalisation et à l’externalisation. Des études montrent même que 77,8% des PME françaises externalisent. Et si vous faisiez de même pour votre secrétariat, en confiant vos tâches administratives à une secrétaire en ligne ?

Secrétaire en ligne : une personne qualifiée

La notion même de « en ligne » peut parfois porter à confusion. En effet, ce terme donne l’impression d’un service totalement digitalisé et informatisé. Dans le cas du secrétariat en ligne, la réalité est tout autre. Une secrétaire en ligne n’est pas un robot ou une intelligence artificielle spécialisée dans les tâches administratives. Au contraire : derrière une secrétaire en ligne se cache une véritable personne !

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, même si la relation reste virtuelle, c’est une personne compétente et qualifiée qui met ses services à disposition. Elle est capable de gérer différentes tâches pour vous en se montrant professionnelle, humaine et fidèle à vos instructions. D’ailleurs, on parle également de « télésecrétaire » ou de « secrétaire à distance », des termes plus évocateurs et portant moins à confusion.

Comment fonctionne un secrétariat en ligne ?

En pratique, une télésecrétaire peut faire office de secrétaire à temps partiel, pour remplacer une assistante en son absence ou pour gérer les tâches administratives d’un freelance n’ayant pas besoin d’une personne à plein temps.

Ultra flexible, le service de secrétariat en ligne offre diverses prestations administratives. Notamment, les formules de bureau24 sont modulables selon vos besoins. Voici les missions que votre secrétaire en ligne peut faire pour vous :

• Gestion du standard téléphonique, incluant la réception des appels entrants, la prise des messages et coordonnées des appelants, la transmission d’informations, le filtrage et le transfert des appels. Après chaque communication, vous recevez une notification immédiate.
• Permanence téléphonique. Pour être joignable 24h/24 et 7j/7, vous vous pouvez soit activer le service de secrétariat en ligne en continu, soit opter pour une secrétaire à temps partiel uniquement en dehors de vos heures de travail.
• Standard multilingue, idéal si vous collaborez à l’international !
• Gestion de l’agenda en ligne. Votre télésecrétaire peut fixer et déplacer vos rendez-vous, selon les préférences de vos appelants et conformément à vos instructions.
• Réception et transmission de fax, avec envoi sur votre boîte mail en format PDF.
• Envoi de documents à vos interlocuteurs.

Par ailleurs, les communications avec une secrétaire en ligne se font… en ligne. Plus précisément, vous pouvez utiliser les SMS, les mails ou même une application mobile spéciale. Cela vous permet d’envoyer facilement vos instructions et de recevoir des notifications en temps réel.

De nombreux avantages pour les indépendants et les PME

Particulièrement adapté aux petites structures, le recours à une secrétaire en ligne offre bien des avantages :

• Abordable, elle coûte à peine 10% du prix d’une secrétaire classique.
• Modulable, le service s’adapte à vos besoins. Choisissez simplement les options qui vous conviennent.
• Flexible, vous pouvez activer et interrompre le service à tout moment. Pratique si vous avez uniquement besoin d’une secrétaire à temps partiel ou d’une aide ponctuelle.
• Travaillant à distance, le secrétaire en ligne n’a pas besoin de bureau dans vos locaux.
• Gain de temps, car elle gère votre standard et votre agenda en ligne.
• Meilleure utilisation de vos propres ressources et compétences : vous pouvez enfin vous concentrer sur VOS missions !
• Image plus professionnelle auprès des appelants qui sont pris en charge de manière professionnelle.

Conclusion

La secrétaire en ligne peut donc devenir une excellente alliée pour votre petite structure. Faites appel à ses services et (re)concentrez-vous sur vos propres tâches ! Le tout sans dépenser une fortune.

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