Cinq stratégies simples pour optimiser votre gestion du temps

Ici à Bureau24, vous faire gagner du temps, c’est notre métier ! En vous libérant de cette sonnerie téléphonique – si irritante, parfois, si essentielle, toujours ! – notre service de secrétariat à distance vous offre des solutions sur-mesure pour vous permettre de consacrer votre temps à assurer le développement de votre entreprise. Mais l’organisation au travail ne saurait se limiter à l’utilisation d’un service, pour pratique qu’il soit. Entrepreneurs, managers, chefs d’entreprise de toute taille, voici quelques astuces pour améliorer la gestion de votre temps au travail.

1. Vade retro, multitasking !

Le multitasking a le vent en poupe. Ce terme anglophone désigne la capacité de mener de front plusieurs tâches différentes. Mais le cerveau humain est ce qu’il est, un outil incroyablement performant, mais limité, et les études tendent à prouver qu’il n’est tout simplement pas équipé pour faire plusieurs choses en même temps.

Il est pourtant souvent tentant de mener plusieurs tâches à la fois, surtout dans une TPE où tant repose sur le patron. Mais c’est le meilleur moyen d’être inefficace. Pour faire du bon travail, il vaut mieux se concentrer sur une tâche à la fois. Alors que le succès d’une entreprise se joue sur tous les détails, il est simplement trop essentiel de faire une chose de la bonne manière, plutôt qu’en faire trois médiocrement.

2. Fixez vos priorités

Maintenant que la science a eu l’outrecuidance de vous prouver que vous ne pouvez pas mener une réunion de travail tout en contactant un client, tout en faisant un petit café, tout en œuvrant à répandre la paix dans le monde, il va falloir en tirer les conséquences.

La première, c’est qu’il est impératif de fixer vos priorités ! Votre temps est précieux, et pour s’organiser au travail, il faut savoir le consacrer à ce qui compte vraiment. N’hésitez pas, au début de la journée, de dresser une liste des tâches les plus urgentes et à les accomplir en priorité. Ne laissez pas votre emploi du temps succomber à des légions chronophages de tâches sans importance !

3. Sachez déléguer

Maintenant que vous avez défini les tâches qui vous reviennent, il est temps de passer à la phase 2 : déléguer ! Parmi les détails qui assurent la viabilité d’une entreprise, savoir utiliser les compétences de ses employés figure au premier plan. Améliorer votre gestion du temps passe aussi par votre capacité à confier les tâches adéquates à vos collaborateurs – et le cas échéant, sachez aussi externaliser, les bénéfices sont nombreux, dans le domaine du secrétariat à distance comme dans de nombreux autres.

4. Mettez la technologie à votre service

L’informatique, c’est merveilleux, et pas seulement car la technologie nous a offert les vidéos de chat (NDLA : il faut… résister… à la tentation… d’insérer un lien). Elle vous offre surtout de nombreux outils pour vous organiser au travail et œuvrer au développement de votre entreprise.

Il existe ainsi de nombreuses applications, sur toute les plates-formes, pour vous assister dans la gestion de votre emploi du temps. Calendriers, mémos, outils de communication, chasse aux distractions… Il en existe de tous types, pour toutes les tâches, n’hésitez pas à faire des recherches sur le sujet !

5. Gare au burn-out

La gestion du temps ne se limite pas à la course à la productivité. S’organiser au travail permet de lutter contre un fléau qui touche tellement d’entrepreneurs, d’artisans et de patrons de TPE et PME : le burn-out.

Les responsabilités, l’emploi du temps chargé, les contraintes financières… Les causes peuvent être nombreuses. Organiser son temps, c’est donc aussi savoir s’offrir de bonnes nuits de sommeil, prendre des pauses entre deux tâches pour respirer, et aussi savoir vous accorder un petit – ou grand – plaisir après une journée de travail chargée. Votre entreprise compte sur vous : prenez soin de votre personne !

Et vous…

… quelles sont vos astuces pour gagner du temps ? N’hésitez pas à les partager dans les commentaires !