Comment faire face aux tueurs de productivité ?

Bannissez les distractions au travail et retrouvez enfin votre concentration ! Voici les 7 tueurs de productivité les plus dangereux.Tôt ou tard, tout le monde est la proie de distractions au travail. Elles nuisent à la concentration et interrompent les périodes les plus productives. Aujourd’hui, découvrons quels sont les 7 principaux tueurs de productivité et comment les éviter.
L’avalanche quotidienne d’e-mails, les réunions non structurées, la sonnerie du téléphone… Un large éventail de sources de distraction peut miner votre productivité et perturber votre travail. Mais quels sont les plus grands tueurs de productivité ? Que peuvent faire les professionnels pour les contrer et améliorer leurs performances ?

Tueur n° 1 : le multitâche

Au lieu de se concentrer sur une seule tâche à la fois, beaucoup de gens essaient d’en faire plusieurs simultanément. Or, selon le Digital Work Report de Wrike, près de la moitié des personnes interrogées estiment qu’être multitâche nuit à leur productivité.

En effet, le cerveau humain n’est pas conçu pour jongler facilement avec plusieurs tâches. Il ne peut effectuer qu’une seule tâche à la fois, surtout lorsqu’elle est exigeante. Ainsi, il faut au cerveau jusqu’à 23 minutes à chaque fois pour retrouver sa concentration. Prenons le cas d’un professionnel passant constamment d’une tâche à l’autre : imaginez la perte de productivité à chaque changement…

Après avoir évalué vos priorités et organisé les tâches à accomplir, dressez donc une liste de choses à faire. Pour cela, vous pouvez utiliser un stylo et du papier, une application dédiée ou simplement votre mémoire.

Tueur n° 2 : le flot d’e-mails

Toutes les deux minutes environ, un nouveau message arrive dans notre boîte de réception. Selon le rapport de Wrike, 4 personnes sur 10 estiment que cela interfère avec leur travail.

Pour faire face à ce défi particulier, les entrepreneurs se répartissent en deux grandes catégories. D’un côté, ceux qui gardent leur messagerie fermée la plupart du temps. D’ailleurs, ils finissent parfois par répondre trop tard aux messages vraiment importants… Et de l’autre, ceux qui lisent tous leurs e-mails dès réception, se laissant ainsi interrompre dans leur travail. Dans les deux cas, vos performances pâtissent de la nécessité de gérer les nombreux e-mails que vous recevez chaque jour.

Une boîte de réception pleine de messages est comme un bureau désorganisé. Vous vous sentez encombré et avez plus de mal à vous concentrer. Pour éviter ce chaos, une stratégie simple consiste à réorganiser régulièrement votre boîte de réception. Par exemple, classez et regroupez les e-mails dans différents dossiers, divisés par client, projet ou degré d’urgence.

Il peut également être utile d’ajouter vos contacts les plus importants à votre liste de favoris. La petite étoile qui marque leurs messages aura plus de chances d’attirer votre attention. Cela limitera alors les risques passent inaperçus. Enfin, mieux vaut archiver voire supprimer les anciens messages pour ne pas encombrer inutilement la boîte de réception.

Tueur n° 3 : les réunions chronophages

Certains jours ressemblent à des marathons de réunions qui s’enchaînent. Un rendez-vous avec le bureau des impôts, puis une réunion avec un client et enfin un meeting avec un collègue.

Cependant, nombre de ces réunions sont inefficaces. Elles constituent même un problème de concentration et de motivation. C’est ce que rapporte un tiers des personnes interrogées dans le cadre du Digital Work Report.

De multiples réunions n’ont ni structure, ni ordre du jour fixe. Souvent, trop de personnes sont invitées, peut-être par le client lui-même. Or, plus le nombre de participants à une réunion est élevé, plus faible est l’implication et plus forte la distraction. Ils ne considèrent alors plus la réunion comme une activité ayant un but, mais comme une pause dans le travail.
« Autant que nécessaire et pas un de plus » devrait être votre devise lorsque vous sélectionnez les participants. Seuls ceux qui peuvent contribuer activement à une réunion doivent y être invités. Enfin, pour la rendre productive, établissez aussi un ordre du jour clair et envoyez-le à tous les participants.

Tueur n° 4 : un espace de travail inadéquat

De nombreuses personnes travaillent à domicile. Mais toutes ne disposent pas d’un espace de travail adapté. Certaines doivent faire preuve de créativité et se contenter de la table à manger, du canapé ou de la chambre.

Mais même dans un bureau dédié, les conditions de travail ne sont pas toujours idéales. De nombreux facteurs peuvent compliquer la concentration, comme une chaise inconfortable ou des collègues en vidéoconférence à un bureau voisin. Les professionnels et les entrepreneurs doivent donc planifier intelligemment l’utilisation de l’espace dès le départ. Par exemple, en allouant des pièces séparées pour différents usages, comme les appels téléphoniques, les réunions ou la forte concentration.

Concernant les postes de travail individuels, l’ergonomie peut aussi aider tous les employés à maximiser leurs performances. Même de petites améliorations peuvent rendre le travail à distance beaucoup plus productif. Exemple : autoriser les gens à apporter leur chaise de bureau ergonomique pour travailler à domicile.

Tueur n° 5 : la tentation des réseaux sociaux

Les professionnels et les indépendants doivent rester joignables à tout moment pour leurs clients. Généralement, ils ont donc toujours leur téléphone portable à portée de main. Mais chaque notification n’est pas toujours liée au travail : nouveau J’aime sur Facebook, message WhatsApp, e-mail personnel, etc.

Lorsqu’une notification détourne votre attention, toute concentration disparaît. Luttez donc contre cette tentation en désactivant les notifications de certaines applications, soit complètement, soit pour des périodes limitées.
Une autre astuce pour éviter la distraction des notifications :

Mettez votre téléphone en mode avion ou activez l’option « Ne pas déranger ». De cette façon, aucune notification ne risquera de vous distraire. Pensez-y quand vous travaillez sur un projet qui demande une grande concentration.
Enfin, pendant les réunions, le mieux est d’interdire l’utilisation des smartphones.

Tueur n° 6 : le téléphone qui sonne

En matière de disponibilité téléphonique, la plupart des professionnels sont confrontés à un dilemme. D’une part, ils doivent rester joignables pour leurs clients et employés. D’autre part, ils ne veulent pas être constamment distraits par la sonnerie du téléphone.

Le problème se pose également pendant les réunions, car il n’est pas possible de répondre au téléphone. Pour résoudre ce dilemme, confiez votre ligne téléphonique à une secrétaire virtuelle. Elle prendra en charge vos appels lorsque vous serez occupé. Ainsi, vous pourrez vous concentrer pleinement sur la tâche à accomplir, sans vous sentir coupable.

Tueur n° 7 : les technologies dépassées

Enfin, pour beaucoup d’entreprises, le chemin vers la digitalisation est encore long. Pensez au vieil ordinateur qui met 5 minutes à démarrer… une vraie perte de temps et de motivation !

Pour les entrepreneurs, investir dans les nouvelles technologies peut optimiser la motivation et les performances des employés. Grâce aux outils numériques, des activités comme l’administration du personnel, la comptabilité, l’organisation et le partage d’informations sont bien plus efficaces. Et surtout, cela libère du temps pour le travail essentiel – votre cœur d’activité.

En résumé, identifiez et éliminez les facteurs qui nuisent à la productivité. Il est possible de lutter contre ces tueurs de productivité. Mais puisque chacun réagit différemment aux stimuli, il est important d’analyser au quotidien comment améliorer votre propre environnement de travail. C’est ainsi que vous obtiendrez les meilleures performances possibles.