Soyez disponible et travaillez de manière productive : 7 conseils

Le téléphone qui sonne constamment est un réel frein à votre productivité. Mais puisque 79 % des consommateurs privilégient encore ce canal pour contacter une entreprise, vous avez intérêt à rester joignable en toute circonstance.

Chaque mail ou appel téléphonique interrompt votre concentration et votre productivité. Mais en parallèle, les professionnels (et notamment les entrepreneurs) subissent une forte pression pour y répondre le plus rapidement possible. Qu’il s’agisse de demandes de clients ou de questions sur des projets, l’enjeu est de ne manquer aucune commande importante. Ainsi, être toujours joignable est un lourd fardeau qui peut non seulement affecter votre productivité, mais aussi votre santé.

Heureusement, vous pouvez rester concentré sur votre travail et préserver votre santé, tout en étant joignable par téléphone. Voici comment :

1.    Identifiez les heures d’appel

En règle générale, il y a des moments où le téléphone sonne plus souvent que d’autres. Par exemple, le matin ou l’après-midi, juste après la pause déjeuner.

Dès lors, il est utile d’identifier les moments où les demandes des clients sont les plus fréquentes. Pour ce faire, tenez un journal des appels téléphoniques sur une période donnée. Vous pourrez ensuite planifier vos réunions et vos périodes de concentration en dehors de ces heures d’appel fréquents.

En vous préparant ainsi aux appels potentiels, vous les trouverez moins stressants et serez davantage prêt à y répondre.

2.    Communiquez les heures d’appel prioritaires

Une fois que vous avez identifié certaines heures d’appel prioritaires, nous vous conseillons de les communiquer. Par exemple, indiquez-les sur votre site web ou dans votre signature de mail.

Ainsi, vos clients et vos partenaires commerciaux sauront quand ils peuvent effectivement vous joindre. Des enquêtes montrent que 60 % des clients souhaitent joindre quelqu’un au téléphone sans temps d’attente. Communiquer les heures d’appel prioritaires vous aidera à limiter les frustrations.

3.    Embauchez un assistant

En particulier pour les petites entreprises qui ne comptent que quelques employés, il est souvent difficile de répondre à tous les appels, même pendant les heures d’appel prioritaires.

Dans ce cas, il peut être intéressant d’embaucher un assistant à temps partiel, voire un stagiaire ou un étudiant, pour gérer le standard téléphonique.

4.    Rappelez plus tard

Si votre entreprise n’a pas les moyens d’engager un employé pour gérer ces tâches, vous pouvez renvoyer les appels vers votre mobile. Vous devrez alors prévoir des créneaux horaires pour traiter les appels manqués.

Par exemple, définissez chaque jour deux créneaux de 15 à 20 minutes avant et après la pause déjeuner. Ici encore, annoncez sur votre répondeur, votre site et votre signature mail les heures auxquelles vous recontactez les appelants.

5.    Partagez les appels

Ensuite, si le téléphone sonne chez plusieurs collaborateurs, la pression individuelle est réduite. Il existe deux possibilités :

• L’appel passe d’un poste à l’autre après quelques sonneries, jusqu’à ce qu’un employé répondre.
• Plusieurs postes sonnent simultanément jusqu’à ce que l’appel soit pris.

Ce fonctionnement garantit que tous les appels soient traités. En outre, les employés concentrés sur une tâche ne se sentent pas obligés de répondre au téléphone, puisqu’un collègue peut prendre le relai. Cela contribue même à augmenter l’engagement des collaborateurs envers l’entreprise et la gestion des clients.

6.    Notez l’appel et rappelez plus tard

Un appel vous importune malgré toutes ces précautions ? Répondez brièvement et rappelez plus tard. Notez alors les informations clés de l’appel et proposez de rappeler votre interlocuteur dans les plus brefs délais. Outre le nom, le numéro et la demande de l’appelant, demandez aussi à quel moment il souhaite être rappelé.

Si vous déléguez cette tâche à un employé, notez des informations complètes et détaillées. Par exemple, une remarque sur l’humeur de l’appelant peut également faciliter la future conversation. Ainsi, vous répondrez encore mieux aux besoins individuels du contact.

Il existe même des applications pour créer et partager des notes d’appel, qui accélèrent et simplifient le processus.

7.    Utilisez un service de télésecrétariat

Votre entreprise reçoit beaucoup de demandes de renseignements par téléphone ? Votre PME souhaite attribuer des tâches plus rentables et productives à ses employés ? Mieux vaut engager un prestataire comme bureau24 pour gérer vos appels entrants. Ce professionnel peut répondre à toutes sortes de demandes selon vos spécifications et créer une note détaillée pour préparer le rappel.

De cette manière, les réunions et les phases de concentration ne sont pas interrompues par des sonneries incessantes. Et en même temps, vous êtes parfaitement disponible pour vos appelants.

Si vous avez des clients internationaux, vous pouvez également leur répondre dans leur langue maternelle. Il est même possible d’activer un service téléphonique 24 heures sur 24 pour traiter les appels en dehors des heures de bureau – en raison du décalage horaire ou d’une urgence.

Conclusion : soyez disponible et travaillez à nouveau de manière plus productive

Rester concentré et être toujours joignable ne sont pas toujours compatibles. Néanmoins, le renvoi, le partage d’appels ou les services de télésecrétariat offrent des solutions viables qui peuvent optimiser la disponibilité de l’entreprise. À vous de décider quelles options conviennent le mieux à vos contraintes, au secteur et aux besoins de vos clients.

Au final, vos phases productives et vos réunions ne seront plus perturbées, mais vous ne perdrez aucune commande importante au profit de concurrents.